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面接ドタキャンを防ぐには?面接参加率92%を実現した秘訣を解説

悩める人事
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せっかく時間を空けておいたのに、求職者が面接に来ない。面接設定の連絡をしたが辞退されてしまった。

私は年間に約100名の採用担当者や経営者の方とお会いしますが、実情を聞いてみると、面接ドタキャンの多さに頭を抱えている方は少なくありません。

一方で面接のドタキャンに悩んでいない企業様がいるのも事実です。この違いはどこから来るのでしょうか。

本記事では面接ドタキャンが多い企業様と少ない企業様との違いから、面接参加率をあげるための具体的施策を解説します。

面接ドタキャンにお悩みの企業様はぜひ参考にしてみてください。

面接のドタキャンが発生する理由

面接のドタキャンが多い企業様は以下のように話します。

「時代の影響ですかね。面接の約束を軽く考えている方が多くなりました。」
「●●という求人広告は辞退が多いです。〇〇の時はそんなことなかった。」
「近頃の若い人は礼儀がなってない。」

ドタキャンの理由は本当に時代や利用している広告のせいなのでしょうか?

私のお客様で、求人広告に掲載して中途採用をおこなう従業員数30人以下の企業様がいます。この企業様は中小企業にもかかわらず面接ドタキャンは少なく、特に困っていないと話します。

つまり面接ドタキャンの有無は、時代や利用している広告のせいではないのです。もちろん、規模や知名度だけで決まるわけでもありません。では何に気をつければ面接のドタキャンを減らすことができるのでしょうか?

面接参加率92%を実現した、面接ドタキャン対策とは

今回は実際に私がお手伝いした企業様(以下、A社)の事例をもとに、面接のドタキャンを減らす方法をお伝えします。

事業:不動産(賃貸/売買)
従業員数:8名
設立:2016年
求人広告:8週間掲載
面接:25名に設定、うち23名が参加(参加率92%)

A社の面接参加率は実に92%。面接辞退に悩む企業様が多い昨今、なぜここまで高い参加率を誇るのでしょうか。弊社が重点的にサポートした面接参加率を高めるポイントを3点をご紹介します。

  1. 応募から内定承諾までの平均スピードを前提とした面接設定
  2. 同業他社と明確な差別化を図る
  3. 面接のご案内には自社のスタンスをはっきり記載

ポイント1.応募から内定承諾までの平均スピードを前提とした面接設定

応募から内定承諾までの平均日数は、「12.4日」という調査結果があります。※当社調べ

この結果をみて、「早い」と思われた方も多いのではないでしょうか。現職中の転職者は、限られた有給休暇から面接日程を調整します。売り手市場の昨今、求職者の予定はすぐに埋まってしまうということです。

A社では、応募があったら営業時間内であれば極力1時間以内にご連絡。電話に出やすい職種(営業、施工管理職など)であればお電話でスピードを意識したレスポンスを心掛けたことで、面接の数を多く設定することに成功しました。

そして、競合他社よりも早く面接を組めたことで「先約企業」になることができ、その後の面接参加率の高さを実現しました。

ポイント2.同業他社と明確な差別化を図る

最近では「年間休日120日!」「年間休日125日!」など求人広告内で休日日数をアピールする企業が溢れています。

あり触れた打ち出しになればなるほど、面接直前に求人広告の内容を確認した際に「この企業も前に受けた企業と変わらないだろう。」と判断をされ、最悪の場合面接を辞退されてしまう可能性があります。

こうした辞退を防ぐためにも、競合にない自社の魅力をアピールし志望度を引き上げることが大切です。

A社の場合は、「自由に意見を言える風土」を魅力の一つに定めました。

インセンティブや年収についてはどの企業もアピールしていて差別化しにくいと判断し、日常的に意見が言いやすい環境をアピールしました。社内の香りを変える、A社で使う紙袋のサイズに意見を言えるなど、具体例も交えて表現するようにしました。

王道な魅力で勝負するのが難しいなら、独自性に活路を見出すべきのなのです。

ポイント3.面接のご案内には自社のスタンスをはっきり記載

また面接決定の最後には自社のスタンスを伝えるため、以下のような一文を必ず添えるようにしました。

「●月●日●時の面接、よろしくお願いいたします。当社は、入社1年目社員の意見も積極的に取り入れ、個性を大切にできる会社経営をしております。

当日の面接でも、ご自身が不動産業界で感じたご意見や理想のキャリアプランなどをぜひお聞かせください。お会いできることを楽しみにしております。」

地味に思われるかもしれませんが、この一文が意外と効果があるように思います。

自分はなぜ応募したのか、なぜ面接を希望したのか。この企業は他社と何が違うのか。
求職者本人がこういった細かな部分を明確に認識しているかどうかが、面接参加率に直結します。

他社との差別化ポイントを明確にするには、第三者の意見をきいてみましょう

いかがでしたか?特にポイント1、3については今すぐ実践できる内容かと思います。マンパワーの問題はあるかもしれませんが、面接ドタキャンにお悩みの企業様であれば、ぜひ一度お試しください。

ポイント2の他社との差別化は自社だけで考えるのは難しいことのあるでしょう。相手が同業他社となればなおさら、明確な違いが打ち出せないと思ってしまう企業様もいるのではないでしょうか。

そういった場合はぜひカケハシ スカイソリューションズまでご相談ください。当社は中堅中小企業様を中心にこれまでのべ3,000社の採用支援を実施してきました。

「求人広告の打ち出しは色々試したけど、効果が出そうな魅力はなかなか見つからなかった。」
「応募に対して即時対応するパワーを割くことが難しい。」

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