労働人口が減少し人材獲得が困難を極める今日、人事の業務負担は増える一方です。
人事の業務負担を軽減する方法はないのでしょうか。そこで注目したいのが採用代行（RPO）の活用です。
本記事では採用代行（RPO）とは何かを解説するとともに、採用代行（RPO）を利用するメリット・デメリットについてお伝えしていきます。
目次
採用代行（RPO）とは？
採用代行とは、採用活動の一部または全部を他企業へと委託することを指します。
採用代行や採用アウトソーシングの同義語として「RPO」という言葉もよく用いられますが、「RPO」とはRecruitment Process Outsourcingの略です。
採用代行（RPO）サービスは欧米ではすでにスタンダードとなりつつあり、近年国内でも多くの企業が導入・検討しています。
採用代行（RPO）が求められている背景
採用代行（RPO）が求められる背景としては、大きく2つの要因があげられます。
- 採用活動の難易度の高まり
- 採用手法の多様化による管理の複雑化
採用活動の難易度の高まり
労働人口の減少を見据え、人材獲得競争が激しさを増していることは前述の通りです。優秀な人材の獲得を巡り、各社がこぞって採用活動に力をいれています。
募集をかければ採用できた時代とはことなり、採用を成功させるためには応募者に対する迅速丁寧な対応や細かなフォローが求められるようになっています。
社内の人員には限りがあり、自社だけでは業務をさばききれなくなってきていることから採用代行（RPO）の需要が高まっています。
採用手法の多様化による管理の複雑化
かつては自社のホームページや求人情報誌、あるいは求人広告を利用した採用活動が一般的でした。
しかし昨今採用手法は多様化し、ヘッドハンティングや人材紹介、SNSの活用、さらには退職者や採用にいたらなかった人材とも関係性を継続する重要性がさけばれるようになっています。
多様化した採用方法の詳細について知りたい方は以下の記事も合わせてお読みください。
採用手法が多様化すれば管理すべき項目が増えることは明らかです。多様化した採用手法が採用業務を圧迫し、採用代行（RPO）需要を高めています。
採用代行（RPO）を利用する5つのメリット
採用代行（RPO）を利用するメリットは5つあります。
- 人事の業務負担が軽減され、重要な業務に集中できる
- 社内だけでは手がまわらなかった細かなフォローが可能になる
- 採用ノウハウを借りられる
- 人件費などコストを削減できる
- グループ全体の品質向上・業務改善につながる
（１）人事の業務負担が軽減され、重要な業務に集中できる
一口に採用活動といっても各業務の重要性や緊急性は異なります。
面接の日程調整や応募者対応は早ければ早いほどよいとされますが、必ずしも社内の人事が対応する必要はない業務の一例といえるでしょう。
逆に「どういった人材をいつまでに何名採用すべきか」といった採用計画をたてることや、採用活動の進捗を振り返り改善をかけていくことは人事の重要な業務といえます。
必ずしも社内の人事が対応する必要がない業務を外部に委託すれば、人事の業務負担が軽減され、空いた時間をもっと重要性の高い業務に充てることができるようになるというメリットがあります。
（２）社内だけでは手がまわらなかった細かなフォローが可能になる
応募者への即対応や選考前日の日程のリマインドなど、細かくフォローしようと思えばきりがない採用業務。
人手があればもっと細かく丁寧にフォローしたいと思いつつ、実際には実施できていないという企業も多いのではないでしょうか。
採用が困難を極める今、こうした細かなフォローの有無が採用成功のカギをにぎることも充分にありえます。
採用代行（RPO）を利用すれば、迅速かつ細かなフォローも可能となります。
（３）プロの採用ノウハウを借りられる
採用代行会社は様々な業界、規模感の企業の採用を支援することで得た独自のノウハウを蓄積しています。
採用代行（RPO）を利用することで、自社だけでは考えつかないような課題解決方法や採用成功のためのノウハウを提供してくれる可能性も高く、採用のプロならではのノウハウを借りられることは採用代行（RPO）を利用する大きなメリットといえるでしょう。
（４）人件費などコストを削減できる
採用代行会社に業務の一部を任せることで、工数を削減し人件費などのコスト削減につながる可能性があります。
たとえば、採用人数を増加する場合など、新たに自社で一時的に採用のための人材を雇用すると、人件費に加え教育コストもかかります。
年間の費用対比を考えると、採用代行（RPO）を利用した方がコスト減になる場合もあります。
（５）グループ全体の品質向上・業務改善につながる
経験豊富で実績のある採用代行会社は、採用活動のアウトソーシングに特化したプロフェッショナル。
応募者の正確なデータ管理や、迅速で細やかな応募者対応が期待できます。
また、様々な業種・職種・企業規模における採用のノウハウを豊富に蓄積しているため、全社規模での採用活動の品質が向上し、歩留まりの改善や良質な人材の確保にもつながります。
拠点が複数あるようなグループ会社の場合も、採用代行会社への委託がおすすめです。
拠点ごとの採用手法のばらつきが抑制され、採用フローも統一、属人的な業務からの脱却もできることから、グループ全体の採用業務の改善が期待できます。
採用代行（RPO）を利用する5つのデメリット
採用代行（RPO）を利用するデメリットは5つあります。
- 費用が発生する
- 自社にノウハウが蓄積されにくい
- 採用のミスマッチが起こるリスクがある
- 情報漏洩のリスクを把握しておく必要がある
- 連携面で認識相違ややりとりの行き違いが起こる可能性がある
（１）費用が発生する
採用代行会社に採用業務を委託すれば、その分費用が発生します。
社内で対応すれば発生しない費用であるために、なかなか委託に踏み切れないという場合もあるでしょう。
業務を委託した時間を他業務に充てられることの価値と、業務委託にかかる費用とを天秤にかけ、どちらを選択することが企業にとってメリットがあるかを判断するようにしましょう。
（２）自社にノウハウが蓄積されにくい
例えば母集団形成という業務を委託した場合、どのように集客したかについて内容をある程度フィードバックされることはあるでしょう。
しかし採用市況は年々変化していきます。
同じような内容を繰り返したところで、同様の結果が得られるとは限りません。
採用代行会社に業務を任せきりにしてしまうと、市況をどのように分析すればよいのか、分析結果に対してどのような手を打つべきなのかといったノウハウが自社に蓄積されないため注意が必要です。
（３）採用のミスマッチが起こるリスクがある
面接や内定者フォローなど、求職者と社員が直接関わる業務まで全て委託してしまうと、自社の社員と内定者や応募者とのコミュニケーション機会が少なくなり、関係が築きにくくなってしまう可能性があります。
その結果、社風や社員の人柄などの魅力をうまく伝えられず、入社してからギャップを感じてしまう可能性も。
採用代行（RPO）を導入する場合には、選考途中の候補者との面接や内定者フォローなどは主に自社の社員でおこない、間接業務を委託するなど、業務の切り分けが重要です。
（４）情報漏洩のリスクを把握しておく必要がある
採用代行（RPO）を利用する場合、情報漏洩のリスクについても把握する必要があります。
採用活動では、応募者の個人情報や経営戦略など企業の内部情報を採用代行（RPO）に共有する必要があるため、情報漏洩リスクが高まります。
機密情報の漏洩は、企業の信用問題に発展する恐れもあるので、セキュリティが徹底された採用代行会社を選ぶことが大切です。
（５）連携面で認識相違ややりとりの行き違いが起こる可能性がある
通常、採用代行会社との業務報告や相談事項などは、電話やメールでおこないます。
その際にタイムラグが発生することで、やりとりに行き違いが起こったり、情報共有の漏れが原因で、互いの認識にズレが出てしまったりする場合もあります。
また、採用代行会社に採用業務を任せきりにしてしまい、十分なコミュニケーションがとれていないと、求める人物像とは異なる人材を採用してしまうケースも考えられます。
採用を丸投げするのではなく、密に連絡をとり、認識の相違が起こらないよう注意しましょう。
採用代行（RPO）の料金・費用相場
採用代行（RPO）の利用費用は、採用人数や依頼する業務内容、委託業者によって大きく変わります。
採用代行（RPO）の料金の算出方法
料金システムには以下のパターンが多く見られます。
| パターン | 内容 |
| 定額制 | サービス内容に応じたパッケージプランで、３ヶ月・６ヶ月・１年など期間を決めて契約するタイプ。 |
| 成果報酬制 | 採用に対して成果がでるまで料金は発生せず、採用決定時や面接実施時に報酬が発生するタイプ。 |
| 業務量に応じた従量課金制 | 業務量に応じて料金を算出するタイプ。料金一覧がある場合もありますが、多くはボリュームに応じて事前に見積りを取る必要があります。 |
次に業務内容ごとの料金例をみてみましょう。
| 業務内容 | 料金例 |
| 採用媒体管理 | 5万円～70万円／月 |
| 選考日程調整 | 5万円～／月 |
| DM・スカウト配信業務 | 3万円～／月 |
| 面接代行 | 30万円～ |
上記の料金例はあくまでも目安となります。自社で活用したい場合には、必ず業務内容に合わせて見積もりを取ることをおすすめします。
採用代行（RPO）に委託できる業務内容
依頼先の会社によって委託できる業務内容は様々です。委託できる業務の例としては以下のような業務があげられます。
- 採用計画の立案
- 求人の作成・掲載
- 説明会の実施
- DM・スカウト配信
- 応募者管理
- 書類選考
- 面接日程調整
- 面接の実施
- 内定者フォロー
採用計画の立案
コンサルティングを得意としている採用代行会社の場合は、採用計画や戦略部分の立案から知見を借りることも可能です。
自社の採用方針を大きく変更したい場合には有効になるでしょう。具体的には採用計画立案に加え、求める人物像や必要要件の設定などの依頼が可能です。
求人の作成・掲載
募集媒体の選定・発注・出稿などの管理業務を委託することも可能です。
採用計画に沿った求人を作成することはもちろん、採用市場を踏まえた自社のターゲット獲得につながる求人作成を依頼できます。
これまでに複数媒体を並行して利用している場合や年間採用を実施している場合など、ケースによっては採用代行（RPO）を導入することで、一括で対応ができるため工数とコストを削減できる可能性があります。
説明会の実施
会社説明会や職種説明会なども委託できます。事前に、説明会参加者へ向け説明会で伝える内容を採用担当者と採用代行会社で調整します。
また、説明会用のスライドやプレゼン資料の作成依頼をすることも可能です。
DM・スカウト配信
近年、有効な採用手法としてダイレクトリクルーティングが浸透し、各求人サイトでは、DMやスカウトメールを配信しています。
しかし、この作業を1件毎に自社対応していくと、膨大な労力がかかってしまい負担が大きく感じることでしょう。
採用代行（RPO）業者の一部では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用した自動配信を取り入れているため作業の効率化が可能です。
また、比較的新しい採用アプローチであるDM・スカウト配信を採用代行会社に委託することで、スカウトメール作成のノウハウやダイレクトリクルーティングで採用効果を上げる知見を得ることもできます。
応募者管理
採用業務において煩雑になりやすい応募者管理系の業務は、委託時の引継ぎ作業も工数が少なく、アウトソーシングの対象として適しています。
書類選考
採用人数の多い企業の場合は、書類選考をすべて自社対応するのは相当な工数がかかります。あらかじめ選考通過基準を設けることで、応募者の対応とスクリーニングを委託できます。
面接日程調整
各選考の段階で、面接の日程調整をおこなう業務も委託できます。選考期間から面接日程を調整し、企業と候補者の都合を合わせ、面接日程を確定します。
また、対象者に面接の日時と当日の詳細について、事前確認メールを送付、もしくは電話確認をおこなう業務も含まれます。
面接の実施
面接官が不足している場合や面接の工数を削減し業務の負担を削減したい場合には、面接業務を委託することも可能です。
面接を外部の人間に任せることは、キャリアカウンセラー経験者、CDA資格保有者などの専門人材にアドバイスを受けられるメリットがある一方、候補者に自社のカルチャーが伝わりづらかったり、志望動機の読み取り方にズレが発生したり、ミスマッチが発生してしまう可能性もあります。
そのため面接業務の代行は、慎重に検討するべきです。
内定者フォロー
内定者への連絡、管理、入社前・後の教育など、内定後のフォローも採用代行（RPO）業務に含まれます。
内定辞退を避けるため、入社までの期間に内定者と積極的なコミュニケーションを取ることが理想ですが、人事担当者には来年度の採用活動もあるため負担の大きい業務となる場合があります。
採用代行（RPO）を活用し内定者フォローの業務の一部を委託することで、メールやSNSでのコミュニケーションや情報発信、研修やeラーニング、懇親会の開催など、手厚いフォローが可能になります。
採用代行（RPO）を導入するべき・向いている企業とは？
以下のような特徴を持つ企業は採用代行（RPO）を導入することで、より効果が期待できるといえます。
既に多数の人材紹介会社を利用している企業
人材紹介会社を多数利用している企業の場合、求人要件や採用過程の打ち合わせなど細かな連携をおこなう必要があり、担当者間のコミュニケーションに多くの時間を必要とされます。
人材紹介会社とのコミュニケーションが乏しくなると、「人材紹介会社の担当者と求める人物像にズレが生じ、マッチング精度が低下する」などのリスクが生じやすくなります。
採用をスムーズに成功させるため導入した人材紹介会社ですが、このようなコミュニケーションコストが積もることで、負担になっている企業が多くみられます。
そのような場合の解決策として、人材紹介会社との窓口を採用代行会社に担ってもらうことが可能です。
採用代行会社が入ることで、人材紹介サービスを最大限活用できるだけでなく、人材紹介会社のパフォーマンス評価や利用サービスの相談などもでき、採用成功につなげられます。
採用ボリュームが大きい、または募集ポジションが幅広い企業
採用ボリュームが大きく選考する人数の多い企業や、募集ポジションの幅が広い企業の場合も、採用代行（RPO）の活用が効果的です。
採用ボリュームが大きい企業が採用代行（RPO）を活用すべき理由は、採用人数が多いほど応募者も比例して増加するため、事務工数が膨大になるためです。
特に短期間に大量採用を目指す場合には、自社の担当者の対応力には限界があるため、採用代行（RPO）を活用することで業務量の調整ができます。
また、募集ポジションが幅広い企業は、採用管理コストがかさんでしまう傾向があるため、採用代行（RPO）を導入することでコスト削減につながります。
採用ボリュームが大きい、募集ポジションが幅広い企業は、採用プロセスが多様化することで業務が増加し、管理方法も煩雑になりやすい傾向があるため、採用代行（RPO）を活用し、自社対応する業務を絞ることでスムーズに採用を進められるのです。
採用のための人手とノウハウが不足している企業
人手やノウハウが不足し、採用に力を入れられていない企業も採用代行（RPO）の導入を検討してみるべきです。
特に「立ち上げたばかりの企業で採用業務の経験者がいない企業」「人手不足だからこそ採用枠を拡大したい企業」などは、外部の専門家集団の力を借りることで採用成功につなげられます。
将来的に自社で採用をおこないたい場合でも、リソースやノウハウが不足している段階では、プロの採用代行会社に相談すべきです。
初期段階で採用代行会社のフォローを受けておけば、自社内でのノウハウ蓄積につながり、その後の自社対応に活かすことが可能です。
採用代行（RPO）を依頼する際のポイント
採用代行（RPO）を依頼する際、より有効に活用するために押さえておきたいポイントをまとめます。
- 採用代行（RPO）に委託する業務を明確にする
- 求める人物像やスキルを明確にする
- 機密保持契約の取り交わしをおこなう
- 見積内容を明確にしてもらう
- 進捗・情報共有の方法を事前に確認する
（１）採用代行（RPO）に委託する業務を明確にする
採用に関する幅広い業務を委託することが可能なため、業務の委託を始める前段階で、自社でおこなう業務と委託する業務の範囲を明確に定めておくべきです。
採用における各業務は密接につながり合っているため、線引きを明確にしておくことで、範囲外の業務を依頼してしまうなどのミスコミュニケーションを防ぐことができます。
（２）求める人物像やスキルを明確にする
書類選考や面接を委託する場合は特に、採用ポジションごとに求める人物像やスキルを明確にし、採用代行（RPO）担当者に共有します。
「意欲的な人」や「コミュニケーション能力の高い人」などといった抽象的な表現は避けましょう。
採用したい人材の詳細なペルソナ（人物像）を採用代行会社と共同で策定する機会を設けておくと、ミスマッチの削減につながります。
（３）機密保持契約の取り交わしをおこなう
採用代行（RPO）に依頼するということは、採用をおこなう企業の情報だけでなく、応募者の個人情報も事業者が取り扱うことになります。
そのため、「機密保持契約」の取り交わしをおこなう必要があります。採用活動の中で取得した機密情報が何らかの原因で外部に漏れた場合、トラブルに発展しかねません。
採用代行会社と採用企業だけの問題でなく、応募者とのトラブルに発展する可能性もあります。そのため、機密保持契約をしっかりと取り交わす事業者を選ぶことが重要です。
（４）見積内容を明確にしてもらう
委託する業務内容が細分化されている採用代行（RPO）サービスでは、見積りが複雑になるケースが多くあるため、見積もり内容は電話など口頭ベースでおこなわずに紙やメールなど文書として残すようにしましょう。
また、事前に費用がいくら必要になるのかを明確にしてから依頼を進めましょう。
業務を委託する場合には、契約書締結をおこないます。依頼する内容と契約書の内容にずれがないか確認をしっかりおこないます。
（５）進捗・情報共有の方法を事前に確認する
採用代行（RPO）を利用し、依頼した業務に関してすべて任せて結果を待つだけというスタイルではうまくいかない場合もあります。
たとえば選考過程では、自社が望む採用ターゲットと候補者にずれが生じてしまうなどの可能性が考えられます。
自社の採用を成功させるには、適宜進捗を確認し状況把握や情報共有が必須です。事前に採用代行会社とどのように進捗や情報共有をおこなうのかを確認しておくとよいでしょう。
採用代行（RPO）の導入成功事例
採用代行（RPO）サービスを利用して成功した企業の事例をご紹介します。
＜事例１＞大手通信会社
大手通信会社では、面接会場の手配や運営を採用代行（RPO）サービス会社に委託。採用担当者が採用活動のコア業務に集中できる環境を作ることで、採用の効率化を図りました。
＜事例２＞アパレル会社
全国展開しているアパレル会社では、人事部のリソース不足から採用代行（RPO）サービスを導入し、応募者の対応業務と全体のマネジメントをサービス会社に一任。その結果、採用活動の精度が高まり、約4ヶ月間で100名の中途採用を成功させました。
採用代行ならカケハシ スカイソリューションズ
採用・育成・定着を支援するさまざまなソリューションをワンストップで提供するカケハシ スカイソリューションズでは、採用代行（RPO）サービスをおこなっています。
これまで500社以上の中途採用支援の実績があり、「指示待ち」ではなく、「提案型」の代行スタイルで企業様をサポート。
採用成功を重視しているため、人事の方との連絡やすり合わせはこまめにおこない、採用活動で改善すべき点があれば率先してご提案しています。
難関職種やなかなか応募が集まりにくい業界の採用成功事例も多数。
少しでもご興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にお問い合わせください。
効率的な採用活動をおこなうために採用代行（RPO）を活用しよう
採用活動が企業に与える影響は大きく、良い人材を獲得できるかどうかが企業の成長を決める要因だといっても差し支えないでしょう。
採用活動すべてを社内の人員で対応することにこだわることで、本来おこなうべき採用計画の立案や採用活動の改善、あるいは採用を成功させるための細かなフォローにまで手がまわらず採用成功にいたらないという状況になってしまっては本末転倒です。
効率的な採用活動をおこなうためにはどうすればよいか、改めて業務の洗い出しをおこない、社内の人員だけですべてさばける量なのかを検証してみましょう。
その上で社内の人員だけではすべてこなすことは難しいという判断にいたった場合には、採用代行（RPO）の利用も含めて対応を検討してみてはいかがでしょうか。
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