はじめてのWeb説明会ガイド｜実施方法や工夫ポイントまとめ

新型コロナウイルス感染症の感染リスク防止に伴い、Web説明会が急増しています。

カケハシスカイソリューションズ実施のWeb説明会での学生アンケート結果でも（2020年5月実施）、就活生の約85％が「説明会はオンラインを希望」と回答するなど、就活生にとってもオンラインでの説明会が主流になっています。

今後もWeb説明会を導入する企業は増えることが予想されるでしょう。

今回の記事では、これからWeb説明会を実施しようと検討している採用担当者に向けて、Web説明会の効果的なやり方や実施手順、工夫したいポイント、施策についてご紹介します。

Web説明会を開催するために必要な手順
途中離脱を防ぐために！Web説明会で工夫したいポイント
初めてのWeb説明会を成功させるには？
まとめ

Web説明会を開催するために必要な手順

Web説明会を実施するためには、事前に準備が必要です。初めて開催する際に押さえておきたい手順をみていきましょう。

Web説明会の実施手順

ネットワーク環境や機材、システムなどの事前準備
連絡方法など細かな対応の決定と学生への配慮
飽きさせないコンテンツの用意

手順（１）ネットワーク環境や機材、システムなどの事前準備

Web説明会を配信するために必要となる主な機材は、パソコン、カメラ、マイクです。これらの機材とともに、動画を安定して配信できる、十分な速さのWi-Fiや有線インターネットを用意します。

ネットワーク環境やシステムによって音質や画質が悪い場合もあるため、必ず事前に配信テストを行い、適切かどうかを確認しましょう。

録画配信型の説明会用に自社で動画を編集する場合は、動画編集ソフトも必要です。

最近では、Web説明会のコンテンツ制作や配信に必要な機材が一式揃ったスタジオを提供するサービスもあり、専門スタッフによる配信サポートが受けられる場合もあるようです。

自社で環境を整えるのが難しい場合には、このようなサービスを検討してもよいでしょう。

手順（２）連絡方法など細かな対応の決定と学生への配慮

オフラインでの説明会と同様に、Web説明会でも欠席する場合には連絡してもらう必要があります。欠席する場合はどこに連絡をすればいいのか、事前に周知しておきましょう。

また、説明会実施時にネットワークトラブルがあった際の対応方法なども事前に細かくすり合わせし、学生にも共有しておくと安心です。

また、Web説明会はオフラインに比べて質問しにくいと感じる学生が多いのが実情です。

こうした学生の不安を考慮すると、予め「よくある質問」をまとめておき、共有できるように準備しておくとよいでしょう。

手順（３）飽きさせないコンテンツの用意

説明会の明暗を分けるといっても過言ではないのがどのようなコンテンツを用意するか、ということです。

Web説明会は参加しやすい反面、離脱もしやすいというデメリットがあります。いかに飽きさせないコンテンツを用意できるかが肝心です。

例えば、オフィスの様子を360度映像で配信して実際の職場の雰囲気を感じてもらったり、VRでの仕事体験を取り入れたり、オンラインだからこそ発信できるリアルな姿を表現することで、他社とも差別化できます。

就活生にとって魅力のあるコンテンツや進行を意識し、最後まで集中して参加してもらうことが重要でしょう。

途中離脱を防ぐために！Web説明会で工夫したいポイント

Web説明会の手法には「ライブ配信型」と「録画配信型」があり、この2つの手法を使い分けることで、その効果を最大化できると考えられています。

ここでは、途中で離脱されないために取り組みたい工夫をご紹介します。

ライブ配信型の場合：インタラクティブなコミュニケーションを図る

ライブ配信型で工夫したいポイントは、インタラクティブなコミュニケーションを図ることです。

説明会前のアイスブレイクでは、簡単な質問でチャット機能を試してもらい、質問が出やすい状況をつくるのもよいでしょう。

プレゼンターの話し方や立ち居振る舞いによって印象は大きく変わるため、「いつも以上に身振り・手振りを意識する」、就活生を飽きさせないために「説明する内容によって担当者を変える」なども有効です。

また、説明会後に先輩社員との座談会を設けて仕事の魅力を伝えることで、就活生に自社で働くイメージを醸成できるでしょう。

録画配信型の場合：15～30分以内で重要なポイントを簡潔にわかりやすく伝える

録画配信型で工夫したいポイントは、配信する動画は15分くらい、長くても30分以内に収めることです。

その中で重要なポイントを簡潔にわかりやすく表現し、就活生にとって学びや気づきが得られるコンテンツを用意しましょう。

Web説明会では企業の風土が伝わりにくいため、職場や社員の普段の様子を配信するなど、親しみを感じさせるようなコンテンツが効果的です。

面接など選考につなげる工夫をする

Web説明会は実際に顔をあわせないため、その場限りになってしまうケースが多く、1次選考など次のステップに進むための導線設計が重要です。

例えば、終了後にWebアンケートを実施したり、応募フォームへ誘導したり、離脱されない工夫が求められます。

特に、録画配信型では説明会の内容をすべて閲覧したかどうかの確認が難しいため、事後アンケートの内容に「動画に出てきた情報」や「企業として一番理解してもらいたい内容」を確認する設問を加えるとよいでしょう。

初めてのWeb説明会を成功させるには？

初めてのWeb説明会を成功させるための施策には、どのような取り組みが効果的なのでしょうか。

Web説明会やオンラインインターンシップなど、数々のコンテンツ制作に携わる採用アトラクション制作部リーダーに、Web説明会成功に欠かせない施策を３つ伺いました。

E.Y

(株)カケハシスカイソリューションズ
採用アトラクション制作部リーダー

施策（１）トラブルを想定した事前準備の徹底

Web説明会は、必ず事前にテストをすることが重要です。機能を知っているのと使えるのとは違いますし、使ってみてわかる不具合もあります。

当日の進行を確認するだけではなく、何かトラブルがあった際に対応してくれるサポート役も準備しましょう。

プレゼンターがトラブルに対応して説明会が滞ってしまうと、就活生にマイナスの印象を与えてしまいます。

オフラインの説明会は加点方式で見られますが、オンラインは減点方式で見られることを意識する必要がありますね。

そのため、Web説明会はどれだけ事前準備ができているかが重要です。

対面だと起こり得ない不測の事態として、「アクセスを間違えたときに改めて入るリンク先を伝える」「途切れた場合の連絡先を伝える」などの対策も行いましょう。

施策（２）オンラインならではの映り方、表現方法の工夫

オンラインでは、自分の姿が相手にどのように映っているかも重要なポイントです。

背景に余計なものが映りこんでいないかというのはもちろんのこと、照明にも気を遣いたいですね。

陰影が強すぎると暗い印象を与えてしまうため、カメラによって画角や光量がどれくらいなのかを確認し、必要であればライトを用意しましょう。

また、オフライン以上に身振り・手振りを意識しますが、それが画面に入っていないと意味がありません。

カメラの正面に立つのではなく、画面に空間をあけて身振り・手振りの場所をつくるのがポイントです。

どの位置なら身振り・手振りが効果的に見えるか練習し、どのような表現が見ている人に伝わりやすいかテストすることを心がけたいですね。

施策（３）採用につながる導線設計

オンラインでの説明会は場所の制限がないため参加者は増えますが、選考に進む人は少なく感じるでしょう。ある程度の歩留まりは想定内とし、選考に進んでいくための導線を考えることが大切ですね。

1次選考に進むかどうかは学生の意思によるので、オンラインからいきなり対面での面接になるとハードルが高く感じてしまうようです。

オンラインで説明会を行う場合は、1次選考もオンラインで行うのがおすすめですね。

就活生の心理的に、1次選考に受かると選ばれたという意識に変わり、2次選考に進みたいと考える傾向にあります。選考ステップの流れにのってからオフラインでの選考に切り替えることで、選考辞退が生じにくいですね。

これまでなら選択肢に入っていなかった企業でも、オンラインなら参加したいと考える就活生もいるため、採用につなげるための導線設計にも取り組んでみてください。

まとめ

企業や就活生にとって主流となりつつあるWeb説明会ですが、成功させるためにはオフライン以上に事前準備が欠かせません。

ライブ配信型と録画配信型によってそれぞれ工夫するポイントがあり、採用につなげるための導線設計も必要となります。

今回の記事で紹介している、初めてWeb説明会を開催する採用担当者が取り組むべき手順や工夫、成功させるための施策を参考に、自社にあったWeb説明会について検討してみてはいかがでしょうか。

Web説明会

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