企業向け｜Web説明会を実施するメリット・デメリットを徹底解説

採用活動のオンライン化に伴い、会社説明会もオンラインで行う企業が増加しています。

Web説明会の実施を開始した企業が増えているいま、Web説明会を行うメリットやデメリットを知りたい人事担当者もいるのではないでしょうか。

今回は、従来のオフラインによる会社説明会と比較しながら、Web説明会の特徴やメリット・デメリットのほか、実施する際の注意点やコツ、工夫などをご紹介します。

Web説明会とは
Web説明会の種類（１）録画配信型
- 録画配信型Web説明会のメリット
- 録画配信型Web説明会のデメリット
Web説明会の種類（２）ライブ配信型
- ライブ配信型Web説明会のメリット
- ライブ配信型Web説明会のデメリット
Web説明会を実施する際の注意点とは
Web説明会をおこなう上でのコツや工夫したいポイント
まとめ

Web説明会とは

Web説明会とは、自身が持っているスマートフォンやパソコンなどを用いて視聴ができる、オンライン上の会社説明会を指します。

新型コロナウイルス感染症の影響により、採用イベントの中止や延期が相次ぎ、多くの企業では説明会もオンライン化せざるを得ない状況になりました。

Webを用いて採用活動を行う企業は急増しており、withコロナの現在において今後さらに増えることが予想されます。

これまでの会社説明会では、会場手配や設営、受付、片付けなど、工数やコストの発生は免れませんでした。地方で行う際は、交通費や宿泊費もさらに上乗せされます。

一方、Web説明会は交通費や移動時間に対する負担がかからないため、準備時間や会場費などの工数やコストを削減できるでしょう。

また、従来のオフラインの会社説明会の場合、一つの会場に集まっておこなうため、地方に住む学生や留学中の学生などの参加が難しいケースもありました。

しかし、ライブ配信型で説明会を行うと、各地から参加できるため母集団形成にもつながります。

就活生にとってもWebコンテンツを視聴するスタイルは気軽さがあり、場所や時間の制約が少ない分、より多くの企業のWeb説明会に参加できます。

Web説明会には「録画配信型」と「ライブ配信型」の2種類があります。ここからはそれぞれの特徴について、詳しく見てみましょう。

Web説明会の種類（１）録画配信型

録画配信型のWeb説明会とは、事前に録画したものを就活生のタイミングで見てもらうタイプです。「オンデマンド型」と呼ばれることもあります。

仕事内容や企業情報を具体的に伝えたい場合に適した配信方法だといえるでしょう。

録画配信型Web説明会のメリット

録画配信型のWeb説明会は、空き時間など就活生の好きなタイミングで手軽に視聴できるのが特徴です。

いつでも何度でも視聴できるため、企業に対する理解を深めやすいといえるでしょう。

企業側は、配信用の動画を一度作ってしまえばその後の工数がかからないため、採用担当者の負担も大幅に軽減できるかもしれません。

録画配信型Web説明会のデメリット

録画配信型Web説明会のデメリットは、企業側が一方的に情報を伝え続けるために、就活生とのコミュニケーションがとれないことです。

実際の企業の雰囲気を伝えることが難しいだけでなく、企業側も視聴者の反応が見られないため、どのような質問や感想を抱いているのかわかりにくいといったデメリットも挙げられます。

また、手軽に視聴できる反面、途中退出者が生まれやすいでしょう。Web説明会を最後まで視聴したかの確認が難しいため、企業側には何かしらの工夫が求められます。

Web説明会の種類（２）ライブ配信型

ライブ配信型のWeb説明会は、決まった日時にリアルタイムで実施される説明会をWeb上で視聴するタイプです。

就活生と企業側とでコミュニケーションが可能なため、会社の雰囲気を伝えることに適している配信方法といえます。

ライブ配信型Web説明会のメリット

リアルタイムでWeb説明会を実施するため、会話やチャットなどを用いたコミュニケーションが可能です。

質疑応答の時間を設けるとその場で疑問や不安が解決するため、企業の信頼にもつながりやすいといえます。

企業の説明に限らず、社員とのコミュニケーションを図ることで社風や企業理解の促進にも効果があるでしょう。対面型の説明会では呼べないような、海外の社員との交流機会を作れるといったメリットもあります。

ライブ配信型Web説明会のデメリット

一方、デメリットとして挙げられるのは、配信日時が限定されるため担当者の時間が拘束されることです。Web説明会を行う時間の確保に配慮が必要となるでしょう。

ライブ配信型のWeb説明会の場合、就活生は自宅や学校などそれぞれの場所からアクセスします。

そのため「視聴できない」「音声が途切れてしまう」など、ネットワーク環境に左右されやすいこともデメリットになり得るでしょう。

Web説明会を実施する際の注意点とは

Web説明会を行うには、どのようなことに気を付けるとよいのでしょうか。注意点を３つお伝えします。

ネットワーク環境を事前に確認する
途中離脱を防ぐ工夫をおこなう
次のステップへつなげる導線を準備する

ネットワーク環境を事前に確認する

ライブ配信型でWeb説明会を行う際は、配信側のネットワークは安定しているか、事前に必ず確認しましょう。回線速度の確認やテスト配信を行うと、より安心かもしれません。

音声や映像だけでなくスライドと説明者の立ち位置を見ておくことで、よりスムーズにWeb説明会を実施できるでしょう。

あわせて、何かしらの通信トラブルが発生した際の対応を、事前に決めておくことも重要です。通信トラブルが起こった際にどのように対処すべきか、参加者に告知しておくことも忘れてはいけません。

途中離脱を防ぐ工夫をおこなう

録画配信型のWeb説明会では、途中離脱を防ぐために普段の会話よりも大きめの身振り手振りで話すことや、内容によってプレゼンテーターを変更するなど、視聴者が飽きない工夫を考えましょう。

ライブ配信型では、配信ツールのチャットや投票といった機能を活用して就活生に問いかけるなど、参加型の説明会にしてみると能動的な参加につながります。

次のステップへつなげる導線を準備する

対面型の説明会では、終了後に面接や筆記試験、アンケートなど次のステップに誘導することが一般的です。

Web説明会終了後も、アンケートや応募フォームを設定するなど、離脱しない導線を準備することが大切でしょう。

特に、録画配信型のWeb説明会は途中離脱が起こりやすいため、導線設計は重要といえます。終了後のアンケートで動画の内容に関する質問を設定するなどして、就活生の離脱を防ぐ工夫が必要でしょう。

Web説明会をおこなう上でのコツや工夫したいポイント

Web説明会をおこなう上でのコツや、工夫したいポイントはどこなのでしょうか。

採用コンテンツ制作を強みとするカケハシスカイソリューションズの採用アトラクション制作部リーダーに、すぐに取り組める施策について聞いてみました。

E.Y

(株)カケハシスカイソリューションズ
採用アトラクション制作部リーダー

Web説明会を実施する上でのポイントはどこでしょう？

録画配信型の場合、動画は長すぎないことが大切だと思います。

ある調査によると、1時間のWeb説明会動画を配信した際の平均視聴時間は、わずか8分だったそうです。

最近の学生が慣れ親しんでいるのは、8分半から10分の動画といわれています。そのため、長い録画であれば長いだけ、離脱される可能性が高まるでしょう。

また、企業側は全て見てもらえているかわからないため、録画配信型は補助的に使う方がよいと思います。

大手有名企業や人気企業などであれば録画配信型でも効果はあるかもしれませんが、中小企業の多くは「見てもらえているかわからない」ということを前提に使うことをおすすめします。

何か別に補填できるものがある場合に使用する、説明会の数をこなすという意味で使用するには効果があるでしょう。

ライブ配信型は録画配信型よりも学生を惹きつけやすいので、これからWeb説明会を企画するのであればライブ型配信をおすすめします。

しかし、企業側が一方的に情報を伝え続けることで就活生に飽きを感じさせてしまうことや、回によって伝えられる範囲が変わってしまうこともあるでしょう。

一方通行にならないように、説明会の最後に質疑応答の時間を設けるのではなく、「話す内容の区切りごとに質疑応答を入れる」など、コミュニケーションを多くとれるような工夫が必要といえます。

これからWeb説明会を実施する場合、何から手をつけるべき？

録画配信型でもライブ配信型でも、まずは内容を見直すべきでしょう。説明会の内容を見直したうえで、強調する内容を決めていくとよいと思います。

説明会のコンセプトや自社論など、どのような戦略を持って伝えるか、「必ず伝えたいことは何なのか」を考えてほしいです。

自社が求める人材によって伝える情報も異なる、かつ印象に残るようなものでなくてはならないので、決める時は経営層も交えて話すのが理想ですね。

また、カメラやビデオを用いて自社で撮影する際は、明るさや身振り手振りなどの映り方を練習するとよいと思います。

大きな身振り手振りを意識していても、画面に入っていないと伝わりづらいです。画面の横に寄ることで手の動かせる範囲を増やすなど、見せ方を研究してみるとよいかもしれませんね。

実際に学生からはどのようなWeb説明会が好印象？

ライブ配信型Web説明会を導入した企業の例をご紹介しますね。

その企業では、今まで説明会に1時間、質疑応答に15分、ショールームの見学に10分という計1時間半程のWeb説明会を行っていました。

しかし、動画のクオリティによっては映像がコマ切れになってしまうといった課題もあり、説明会の時間を15分から20分と大幅に短くして、重要点のみを伝える内容に変更しました。

説明会後は実物を見せながら事例を話すというショールームツアーを行い、リアルな場を見せることに、より多くの時間を費やしました。

質疑応答の時間は当初15分を予定していましたが、リアルを見せたことによって盛り上がり、30分間にも膨らみました。

この説明会は反響もよく、参加者の8割位が次の選考につながったと聞いています。

Web説明会は、画面上に人事の顔と壁しか映っておらず、視覚的情報が少ないものです。人間は視覚と聴覚を使って覚えることが多いので、人の顔と壁だけでは異なる話をしていても同じ印象しか残らないといえます。

そのため、スライド以外のものを見せることも効果的です。

実際に足を運んでもらう会社説明会では、就活生が必ずエントランスを通る、会議室までの導線で働く人の顔が見られるなど会社の雰囲気を伝える機会にもなっていますが、Web説明会はリアルが見えないため会社の雰囲気も伝わりづらいといえます。

足を運べない分、社内のツアーを行ってリアルを見せてあげることは、とても重要ですね。

まとめ

Web説明会には、「録画配信型」と「ライブ配信型」があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

企業側が内容を工夫することで、途中離脱を防げたり、次の選考につなげたりと、学生の意欲を創出できるかもしれません。

自社に合った配信スタイルを用いて、より採用に効果的なWeb説明会を企画・導入してみてはいかがでしょうか。

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