テレワーク

テレワークで起こりがちなコミュニケーション課題と効果的な対策方法

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の流行拡大以降、テレワークの導入に踏み切る企業は少なくありません。

テレワークに取り組まざるを得ない状況になった現在、人事担当者の課題の一つとして浮かび上がってきているのは、「テレワークにおけるコミュニケーション」ではないでしょうか。

今回の記事では、テレワークをする上で起こりがちな、コミュニケーションの課題とその対策についてご紹介します。

テレワークで最も大きな課題は「コミュニケーション」

テレワークを実施する際に、最も大きな課題となるのが「コミュニケーション」だと言われています。

企業文書を電子化・ペーパーレス化するクラウドサービスを展開しているペーパーロジック株式会社が実施した『「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査』によると、リモートワーク・テレワークの課題として、「対面よりコミュニケーションが難しい」と答えた人が45.9%で最多となっています。

リモートワークの導入は進んでいるものの、コミュニケーションで大きな課題があることがわかりました。

コミュニケーション不足は社員のモチベーションの低下や離職に繋がる可能性もあります。テレワークによってどのようなコミュニケーション課題が発生しているのか、自社の現状を知り、解消するための対策を早めに取り入れることが重要です。
(参考:「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査

テレワークにおけるコミュニケーションの課題3つ

テレワークにおけるコミュニケーションには、どのような課題があるのでしょうか。3つのカテゴリに分けて解説します。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題
  1. 社員の勤怠管理が難しい
  2. 上司が部下をマネジメントしにくい
  3. チームワークが悪くなる

課題(1)社員の勤怠管理が難しい

テレワークはオフィス勤務とは違い、社員一人ひとりの行動が見えにくいため、テレワークを行う社員の勤怠管理が難しいという課題があります。

テレワーク時の出勤や退勤、休憩時間、残業などは、本人の自己申告が基本となるため、これまでの組織管理方法では対応が難しくなるでしょう。

テレワークにおける「労働時間の管理」や「業務ルールの設定」など労務管理の仕組みを整える必要があります。

テレワークを管理する上で必要な準備とは?留意点や管理方法など近年の働き方改革推進の動きに加え、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響により、急速に広がりを見せる「テレワーク」。 ...

課題(2)上司が部下をマネジメントしにくい

テレワークでは、「目に見えない場所」にいる部下をマネジメントしにくくなるという課題もあります。

同じ空間にいれば、部下の様子や表情などから心身の状態を把握でき、気になるときはすぐに声をかけることもできますが、テレワークの場合は難しくなります。

また、「どのような仕事に取り組んでいるのか」「どのくらい進んでいるのか」など、業務進捗も見えにくくなるでしょう。部下が抱えている課題や悩みを定期的に吸い上げる工夫が必要です。

課題(3)チームワークが悪くなる

テレワーク勤務では社員同士の気軽なコミュニケーションが減り、その結果、チームワークに支障をきたしてしまうという課題も考えられます。

社員同士が顔を合わせる機会が減るため、自ずとコミュニケーションの頻度は減少します。

また、チャットやメールなどの、文字を中心としたやりとりが多くなると、ニュアンスの違いで意図した通りに伝わらず、チームの関係をぎくしゃくさせてしまう可能性もあります。

テレワークでのコミュニケーションを活性化する3つの対策

テレワークでのコミュニケーションを活性化するためには、双方向コミュニケーションが欠かせません。ここでは、取り入れやすい対策を3つご紹介します。

テレワークでのコミュニケーションを活性化する方法
  1. 気軽なコミュニケーションで心身の健康状態をチェック
  2. ビデオ通話やバーチャルオフィスで直接的な対話をする
  3. 社員の稼働状況を「見える化」する

対策(1)気軽なコミュニケーションで心身の健康状態をチェック

テレワークで勤務する社員のモチベーションを維持するためには、気軽なコミュニケーションを取り、心身の健康状態をチェックすることが大切です。

コミュニケーション不足を解消するツールとして、電子メールほど堅苦しくないビジネスチャットを導入している企業も多いようです。

チャットツールは、上司に対する始業・終業時刻の報告や日報の提出などに活用できたり、他の従業員と気軽に会話できたりというメリットもあります。

また、社員の心身の健康状態について2~3分の回答で調査できる「パルスサーベイ」は、社員の悩みや困っていることを吸い上げる効果も期待できます。

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対策(2)ビデオ通話やバーチャルオフィスで直接的な対話をする

テレワークで勤務する社員に組織の一体感を持たせるためには、ビデオ通話やバーチャルオフィスなど「顔を見て対話する」ことが大切です。

総務省が発行する「平成30年版 情報通信白書のポイント」によると、テレワーク社員のコミュニケーション確保のための対策として、ビデオ会議システムの導入が最も多くなっています。

顔を見ながらの直接的なコミュニケーションは、業務内容を伝えやすいだけではなく、短い時間であっても表情や声から社員の状態を察することができるというメリットもあります。気軽さのあるテキストメッセージなどと併せて活用しましょう。

対策(3)社員の稼働状況を「見える化」する

テレワークに慣れていないと、上司・部下ともにお互いの状況がわかりにくく不安を感じてしまうため、社員の稼働状況を「見える化」することも心がけましょう。

お互いのスケジュールをカレンダーで共有したり、業務の進捗をチャットのグループスレッドに投げかけたりなどして、自分の状況やスケジュールを積極的に共有することが重要です。テレワーク時の業務ルールを事前に設定しておきましょう。

まとめ

テレワークを導入する企業が増える中、大きな課題として浮かび上がってきているのが「コミュニケーション」に関する課題です。

テレワークではお互いの姿が見えないため、オフィス勤務時以上に意識的にコミュニケーションを図ることが重要と言えるでしょう。

今回の記事を参考に、テレワークをする上で起こりがちな、コミュニケーションの課題とその対策について検討してみてはいかがでしょうか。

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