テレワーク

テレワークを管理する上で必要な準備とは?留意点や管理方法など

近年の働き方改革推進の動きに加え、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響により、急速に広がりを見せる「テレワーク」。

導入のための準備や環境整備を急いで行った企業も多いのではないでしょうか。今回の記事では、テレワークを管理する上での留意点や管理方法についてご紹介します。

テレワーク導入での課題は「労務管理の難しさ」

新しい働き方としてテレワークを導入・検討する企業が増えています。

テレワークは、インターネットなどのICT(情報通信技術)を活用し、会社に出勤しなくても自宅やサテライトオフィスで仕事ができるため、環境負荷の軽減やワーク・ライフ・バランスの実現による「労働生産性の向上」や「採用力強化」といった面で期待されています。

一方で、導入時の課題として挙げられるのが、テレワークを行う社員の「労務管理の難しさ」です。これまでの組織管理方法では対応が難しいといった側面もあり、「テレワーク社員の時間管理」や「テレワーク時の業務ルールの設定」など、テレワークを念頭においた労務管理の仕組みが必要となるでしょう。

テレワーク社員の労働時間を管理する上での留意点

テレワークの適切な導入や実施については、厚生労働省の「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」にて公表されています。

ガイドラインをもとに、テレワーク社員の労働時間を管理する上でのポイントを3つ解説します。

テレワーク社員の労働時間を管理する上でのポイント
  1. テレワークを行う社員にも労働基準関係法令が適用される
  2. 労働条件の明示
  3. 労働時間を適正に把握する

ポイント(1)テレワークを行う社員にも労働基準関係法令が適用される

テレワークで勤務する社員に対しても、「労働基準法」「最低賃金法」「労働安全衛生法」が適用されます。

テレワークは労働時間の管理が難しいという問題とともに、テレワークで働く社員は仕事と仕事以外の切り分けが難しく、長時間勤務になりやすいという課題があります。

人事担当やマネジメント層は、テレワーク時の労働時間について再度認識を共有し、自社に合うルールを決めておくことが重要です。

ポイント(2)労働条件の明示

企業は社員と労働契約を結ぶ際、社員に対して「賃金」「労働時間」「就業場所」に関する事項を明示しなげればなりません。

社員にテレワークで勤務させる場合は、就業場所としてテレワークを行う場所を明示します。在宅勤務の場合には、就業場所として社員の自宅を明記します。

また、始業および終業時刻の変更などを許可する場合は、就業規則に記載するとともにその旨を明示しましょう。

ポイント(3)労働時間を適正に把握する

社員の労働時間を適正に把握するために、労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録します。

テレワーク時の記録方法として、パソコンの使用時間の記録など客観的な記録を基礎として確認します。その他の方法として、「労働時間や作業内容を記した日報の提出」「始業・終業時に上司へのメールもしくは電話」なども有効でしょう。

労働時間を適正に把握できれば、残業のしすぎや労働生産性の低下を抑制できると考えられています。また、労働に対する適切な給与の支払いも可能となり、社員のモチベーション維持にも繋がります。

テレワークを管理する際に導入したい3つの施策

テレワークを管理する上で課題となるのは、主に「コミュニケーション不足」と「テレワークにおける評価体制の構築」です。これらの課題を解決するために導入したい施策を3つ紹介します。

テレワークを管理する際に導入したい施策
  1. 勤怠時間を管理するツールの活用
  2. 情報・業務進捗が共有できる仕組みを整備
  3. テレワークに合わせた人事評価制度を導入

施策(1)勤怠時間を管理するツールの活用

テレワーク時の労働時間を管理するために「勤怠管理ツール」を活用するとよいでしょう。

カレンダー機能を備えた「スケジュール管理ツール」は、テレワーク中の社員の業務管理や社員間でスケジュールを共有できるのが特徴です。

また、社員の在席確認や業務状況を把握するための「プレゼンス管理ツール」を活用すれば、リアルタイムでの勤務管理も可能となります。

ツールの活用により、特定の時間帯にどの業務に従事しているかを確認したり、テレワーク時に実施した仕事を可視化したりして管理することができます。

施策(2)情報・業務進捗が共有できる仕組みを整備

オフィス勤務と変わらずに業務を行うためには、情報・業務進捗が共有できる仕組みの整備が大切です。

いつでも、どこにいても、「迅速に必要な情報にアクセスできる基盤」と「同僚とコミュニケーションを図れる手段」を整えましょう。

スマートフォンやタブレットで場所を選ばずに仕事ができる「チャットアプリ」を業務に活用する企業が増えています。社員同士の情報共有に利用できるのはもちろん、コミュニケーションの活性化にも有効だと考えられています。

また、インターネットを介してどこからでも利用できる「クラウドサービス」の導入も検討しましょう。情報の共有や社員間の共同作業なども進めやすくなり、利便性が向上します。

施策(3)テレワークに合わせた人事評価制度を導入

テレワークは、業務プロセスが見えにくく、直接的なコミュニケーションも減ってしまうため、テレワークに合わせた人事評価制度を整備する必要があります。

ただし、テレワークのみを対象とした評価制度にするのではなく、オフィスワーカーとテレワーク社員を平等に評価する制度であることが重要です。

個人目標を具体的な数値として明確化し、段階ごとに評価の場を設けるなどして、目標の達成状況や成果を評価する仕組みを整えましょう。同時に、テレワーク社員を適切に評価できるように管理者を教育することも大切です。

まとめ

テレワークという新しい働き方が広まる一方で、その管理に課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

オフィスから離れても、社員一人ひとりが仕事のパフォーマンスを落とさずに働けるように、テレワークでの労務管理を正しく行うことが重要です。

今回の記事を参考に導入時に必要な準備や留意点、管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。

テレワーク中の社内コミュニケーション促進アプリ「HR Ring」

新型コロナウイルス拡散防止による
出勤制限や在宅勤務でストレスの溜まる社員や
対面で会えない部下のマネジメントに有効なツール「HR Ring」。

無料トライアルでは、HR Ringの機能を30日間無料でお試しいただけます。
ぜひこの機会にお試しください。

【無料トライアルの内容】
・期間:30日間
・利用人数:無制限

HR Ringでできること

  • 社員の毎日のコンディションを把握できます。
  • 社員同士の会話の種を生み出せます。
  • 社員が困っていることを人事側でも把握できます。
  • 人事面談の根拠としても活用できます。
  • 褒めたり承認する文化が定着します。

詳しく知りたい方は以下よりお問い合わせください。

無料で試す公式ページ

\社員の心とカラダの状態が毎日スマホに届く、離職防止アプリ「HR Ring」/