退職面談とは、退職する前に退職希望者と行う面談のことです。
最近では、退職面談を行うことについて「会社にとって重要な学びを得ることができる大切な機会」であるという認識が高まっています。
ここでは、人事担当者が退職希望者と面談を行う際に意識しておきたいポイントや、日頃からできる対策などご紹介します。
目次
退職面談を組織改善に活かすための工夫
退職希望者からヒアリングして得られた情報は、会社経営を行っていく上で貴重なヒントとなるケースが少なくありません。退職面談を組織改善に活かすためにできる工夫には、どのようなことがあるのでしょうか。
「本当の退職理由」を引き出すことが重要
退職面談を組織改善に活かすためには、「本当の退職理由を引き出すこと」が最も重要です。
退職の理由はさまざまですが、会社に対する不満が引き金となるケースは多くあります。「社員がどのような不満を持っているのか」を把握することで、「会社にはどのような解決すべき課題があるのか」を知ることができます。
建前ではなく、本当の退職理由を語ってもらうことを目的とし、退職面談の準備を行いましょう。
上司、同僚にヒアリングし、背景を知る
退職面談を行う前の準備として、退職を選択するに至った経緯、背景を把握しておく必要があるでしょう。
退職希望者と同じ部署の上司や同僚にヒアリングを行い、「人間関係の悪化」「長時間労働の常態化」などの問題がなかったか、客観的な視点で情報収集することが大切です。
退職面談で得た情報をまとめ、会社にフィードバックする
退職面談を組織改善に活かすためには、面談で得た情報を会社へフィードバックすることが重要です。その為には「面談記録をレポート化して保管し、蓄積する」「面談レポートを経営トップに直接届ける」などの仕組みづくりが必要になります。
退職希望者からヒアリングして得た情報は、管理層にまでフィードバックを行い、マネジメント業務に活かすようにしましょう。人事評価など、制度設計の見直しを行う際の参考にもつながります。
退職面談時に意識したい3つのポイント
実際に退職面談を行う際には、人事担当者はどのようなことを意識すればよいのでしょうか。ここでは押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。
- これまでの貢献に対し感謝の気持ちを伝える
- 本音を引き出せる面談担当者を選び、話しやすい環境を用意する
- ヒアリングに徹する
ポイント（１）これまでの貢献に対し感謝の気持ちを伝える
退職面談ではまず、退職希望者へ「感謝の気持ちを伝えること」が大切です。退職希望者は、退職する決意を固めた上で面談に臨むケースが多いため、面談自体に抵抗感を抱いているケースも少なくありません。
面談担当者はこれまで会社へ貢献してくれたことや、努力について、改めて感謝の気持ちを伝えましょう。退職希望者も抵抗感が和らぎ、本音で語ってもらえる可能性は高くなります。
ポイント（２）本音を引き出せる面談担当者を選び、話しやすい環境を用意する
退職面談の目的は、退職希望者の「本音を引き出すこと」です。
本音を引き出すことができるのであれば、必ずしも人事担当者である必要はありません。退職希望者と良好な関係を築いている同じ部署の先輩社員、上司などが適任でしょう。
最適な面談担当者を選ぶためにも、日頃からの情報収集が鍵となります。個室に案内するなど周囲に配慮し、落ち着いて話すことができる環境を整えることが重要です
ポイント（３）ヒアリングに徹する
退職面談を行う面談担当者は、退職希望者の話に耳を傾け、ヒアリングに徹しましょう。仕会社の問題点や不平、不満などを告げられたとしても、反論などは決して行わないことが重要です。
会社の立場で話してしまうことで、退職希望者は「会社のためを思って伝えようとしたが、受け入れてもらえない」と判断し、本音を話さなくなる可能性もあります。
退職面談の必要性とは？退職防止のために普段からできること
専門家の視点において、退職面談にはどのような意義があるのでしょうか。離職防止アドバイザーに、退職面談の必要性と、日頃から意識できる対策について聞いてみました。
HR事業部 執行役員
退職面談の必要性とは？
退職面談は、「組織改革していく重要なヒントになる」という点でとても重要です。
しかし、退職の決意を固めている退職希望者に対して面談を行うことを、「無意味なこと」と捉える会社や人事担当者は少なくありません。
退職面談を行わない会社のほうが圧倒的に多いのが現状です。面談を行ったとしても上長に任せて、会社側が内容を把握しないケースがほとんどです。
会社経営を長期的な視点で捉えた時、会社が抱えている課題は何か、社員はどのようなモチベーションで働いているのかなど、退職面談で聞き出せる内容は組織改善においての重要な鍵となることを認識し、取り組んでいく必要があるのではないでしょうか。
退職希望者の「本音」が、実際に組織改善のヒントになった事例は？
退職希望者の本音に耳を傾けてみると、退職理由は大きく2つの傾向にあることがわかります。1つは「マネジメント側との相性の問題」。もう１つは「労働条件や環境、体制が合わないこと」です。
マネジメント層の意識改善をしたことで、組織の健全化に繋がったケースがあります。また、労働条件の不一致の場合は、条件を満たすことで働き続けることができる場合もあります。
いずれにしても、「本当の理由を引き出すこと」が組織改善のヒントに繋がるといえるでしょう。
退職希望者を出さないために、日頃から気をつけられることは？
退職希望者を出さないためには、社員同士の日ごろからのコミュニケーションが重要です。所属しているチームだけでなく、部署をまたいでコミュニケーションが取れるラインを構築するとよいでしょう。
イベントやプロジェクトなどを通して他部署の人との関わりができれば、仕事やプライベートなどの相談もしやすくなります。またリーダーや人事担当者は、部署内外を問わず情報を入手することができるようになるでしょう。
まとめ
退職希望者と退職面談を行う時点で、退職の決意を固めているケースがほとんどであるため、退職希望者を引き止められる可能性は極めて低いと言えます。
しかし、退職希望者からヒアリングして得られた情報は、会社経営を行っていく上で貴重なヒントになり得ます。退職面談時は相手に寄り添い、本当の退職理由を引き出すことを意識しましょう。
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