エンゲージメント

テレワークこそ「雑談」が重要。雑談の役割と効果的な雑談のつくり方

コロナ禍での一番大きな変化は、「弱いつながりの減少」だと考えられています。

「弱いつながり」とは、オフィスでの雑談や、相手の表情を見て変化に気づき、声をかけるというようなコミュニケーションのことです。

オンライン環境では相手の状況や表情が見えないため、意思疎通をとりづらいと感じる人もいます。だからこそ「弱いつながり」をつくる「雑談」が求められています。

オンライン化によって現在の日常から削ぎ落とされてしまった「雑談」は、どのように生み出せばよいのでしょうか。

今回の記事では、テレワークにおける雑談の重要性や役割、雑談のつくり方をご紹介します。

雑談の重要性とは

業務の合間や休憩中に適度に交わされる雑談は、円滑なコミュニケーションや良好な人間関係を維持する上で重要な役割を果たしています。

オフィスに出勤している時は、移動中や近くの席に座っている人との何気ない会話によって、気軽に質問してもよいと思える関係性を構築できるでしょう。

ところが、テレワークで雑談する機会が減ることで、気軽に質問や相談ができないと感じる人も少なくないようです。

悩みや孤独感を抱え込んでしまうと、生産性やモチベーションの低下につながる恐れもあります。テレワークの効果を引き出すためにも、雑談は大切にしたいコミュニケーションの一つといえます。

また、社会学では、雑談のような「弱いつながり」が、イノベーションや創造性を刺激すると考えられています。対面で気軽に言葉を交わせないテレワークだからこそ、意図的に機会を設けることも重要です。

テレワークにおける雑談の役割

テレワークに効果的な雑談を取り入れるために、その役割をしっかり理解しましょう。雑談の主な役割は次の3つです。

テレワークにおける雑談の役割
  1. 業務の効率化
  2. 社員のメンタルやモチベーションの維持
  3. 心理的安全性の確保

役割(1)業務の効率化

テレワークで仕事をしていると、業務で行き詰まった時に一人で考え込んでしまい、手が止まってしまうこともあるでしょう。

雑談によって上司やチームメンバーに気軽に相談できる雰囲気を維持できていれば、そのような状況になっても一人で悩む時間を減らせます。

コミュニケーションを取り合うことで、細かなアドバイスも受けやすく、業務の効率化につながります。

役割(2)社員のメンタルやモチベーションの維持

テレワーク環境での雑談は、生産性への直接的な影響に留まらず、社員のメンタルやモチベーションの維持にも大きく影響します。

オフィスに出勤している時は、移動中や会議の前などに自然と雑談がはじまることが多いですが、テレワークでは、誰かが「雑談しよう」と言わない限り雑談ははじまりません。

雑談できないストレスは思いのほか大きいです。

特に、上司や先輩社員との人間関係がまだ十分に構築できていない若手社員や新入社員は、ストレスを抱える傾向にあります。

テレワーク中は、若手社員や新入社員が雑談できる場を設け、仕事の相談がしやすい人間関係の構築を図りましょう。

役割(3)心理的安全性の確保

雑談は「心理的安全性」を高める効果があると考えられています。

心理的安全性が高い状態とは、「こんなことを言ったら避難されるかも」「仕事ができないと思われそう」といった不安や恐怖が取り除かれ、信頼感や親近感をもって仕事に専念できる状態のことです。

雑談によって周りの人と仕事以外のつながりができ、話しやすい環境がつくられると心理的安全性が確保されます。

会議で発言しやすくなる、チームが出した結論に納得しやすくなるといった効果も期待できます。

テレワークでの効果的な雑談のつくり方

テレワークでの効果的な雑談のつくり方を4つピックアップしてご紹介します。

効果的な雑談のつくり方
  1. 「雑談専用」のグループチャットをつくる
  2. 時間を決めてオンラインコミュニケーションの機会を設ける
  3. オンライン会議のはじまりは顔出し&少し雑談を取り入れる
  4. 1on1ミーティングの頻度を増やす

「雑談専用」のグループチャットをつくる

業務で使用しているチャットツールを活用して、気軽なコミュニケーションをとれるスレッドやチャンネルを作成します。

雑談の内容は、あいさつや天気の話などでも効果的です。情報交換の場となるように、「テレワーク用に購入したもの」などお互いに役立つようなテーマを設定すると、より話しやすくなります。

雑談専用のグループチャットを気軽に使いやすくするために、上司が率先して活用するのがコツです。

部下たちが躊躇せずに雑談のやり取りができるように、まずは上司が話を切り出しましょう。

時間を決めてオンラインコミュニケーションの機会を設ける

ビデオ会議用ツールを用いて、オンラインコミュニケーションの機会を意識的につくります。

朝礼の時間やランチタイム、午後のコーヒーブレイクなど、一日のリズムをつくりやすい時間に設定することで、気分転換にもなります。

オンライン会議のはじまりは顔出し&少し雑談を取り入れる

オンライン会議のはじまりは、「できる限り顔出しにする」「少し雑談する」など、会議の仕方を工夫するのも有効です。

さまざまな理由で顔出しを嫌がる人もいますが、お互いの顔を見ると安心感を得られるのも事実です。

あらかじめ「会議の冒頭は顔を出してあいさつする」と決めておくとよいでしょう。

1on1ミーティングの頻度を増やす

テレワークでは、社員のエンゲージメントを高めるためにも「1on1」の時間が重要です。毎週または隔週での実施が理想といわれています。

1on1の頻度が増えると、部下は普段なら後回しにしてしまうカジュアルな質問や雑談もしやすく、心理的安全性の確保につながります。

ひいてはエンゲージメントの維持にも効果が期待できます。

まとめ

一見無駄だと思われる雑談ですが、相手の状況がわかりづらいテレワークだからこそ大切にしたいコミュニケーションの一つです。

雑談は、円滑なコミュニケーションや良好な人間関係を維持する上で重要な役割を果たします。

加えて、「業務の効率化」「社員のメンタルやモチベーションの維持」「心理的安全性の確保」といった役割も担います。

テレワークでの雑談は、意識的につくることが重要です。今回の記事を参考に、自社にあった雑談のつくり方を実践してみてはいかがでしょうか。

テレワーク下で意識的に雑談をおこなうには、アプリの活用もオススメです。

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