【人事向け】採用担当を激務にする７つの要因と解消方法

採用を成功させることはおろか応募を獲得することさえも難しいといわれるほど激しさを増す人材獲得競争。

採用担当には採用活動全体の細かな分析やフォローがこれまで以上に求められています。そのため「採用担当」と聞いて「激務」という言葉を連想する人も多いのではないでしょうか。

本記事ではそもそも採用担当が激務といわれる要因と、激務を解消する解決策について解説していきます。

採用担当はなぜ激務？採用担当を激務にする７つの要因

採用担当が激務になる要因は７つあります。

それぞれについてみていきましょう。

１．応募者の管理に時間をとられる

採用をおこなう企業の多くが利用している求人サイトですが、近年は複数のサイトを併用している企業も多くなっています。

採用を成功させるために複数のサイトに網を張ることは有効な手段といえますが、求人サイトを複数使うことは応募者を管理するツールが複数になることを意味します。

加えて自社ホームページから直接応募する応募者もいるでしょう。

応募者がどこから応募してくるかによって応募者を管理するツールが異なることは応募者管理の工数を増やし、採用担当の負担を増加させることにつながります。

２．応募者対応に時間をとられる

応募者対応は早ければ早いほど応募者の好印象につながるといっても過言ではありません。

応募があればすぐに連絡し面接日程を調整する、質問があればなるべく早く回答する等、素早く丁寧な対応が理想的です。

面接日程の調整の他に、選考結果の連絡も必要になります。さらには面接辞退を防ぐために面接前日にリマインドを入れる等、応募者対応を丁寧にやろうとするときりがありません。

また応募は毎日定期的にあるものでもありません。

事前予測ができないためあらかじめスケジュールを調整することが難しいことも応募者対応が負担となる一因といえます。

３．社内の調整に時間をとられる

面接をおこなう場合、現場の管理職や経営者に面接を依頼する場合が多いでしょう。

通常、管理職や経営者は忙しく社内にいないことも多く、応募者の希望に合わせて予定を調整することは負担がかかるものです。面接官の日程調整はもちろん、社内の会議室の確保や事前準備もしなくてはなりません。

中には応募者の業務理解の促進や志望度を高めることを目的として現場社員との面談時間を設けている企業もあります。

そうした場合には誰に面談を依頼するかも含め検討する必要が生じ、採用担当の負担はますます増加します。

４．内定者フォローに時間をとられる

内定辞退に課題を感じている企業も多いのではないでしょうか。

売り手市場がつづき、内定辞退を防ぐための内定者フォローの重要度はこれまで以上に高まっています。

内定さえ出せば必ず入社する買い手市場ではほとんど必要がない内定者フォローに時間をさく必要が出てしまい、採用担当の忙しさが増す結果となっています。

５．採用企画の検討に時間をとられる

採用担当のミッションは優秀な人材を採用し、自社に定着させ活躍してもらうことといってもよいでしょう。

採用を成功させるために重要なポイントとなるのが採用企画です。

ここでいう採用企画とは、採用する時期や人数だけではなく、過去の採用活動を振り返り、自社の採用課題はどこにあるのか検証することや、どのようなスキル・志向を持つ人材を採用すべきなのか、自社が欲する人材の採用を成功させるためにはどのような情報を求職者に伝えるべきなのかを検討することを意味します。

採用企画の検討に時間がかかることは安易に想像がつくでしょう。

６．他業務を兼務している

中小企業の場合は特に、採用担当が他業務を兼務している場合も多く見受けられます。

現場で営業数字を追いながら人事を兼務している方、総務を兼務している方、その他事務関連すべてを担当しているという方も中にはいるでしょう。

これまで述べたように、採用に伴う業務だけでもその業務は多岐にわたります。

採用業務に加えて他業務も兼務していれば採用担当が激務となることは必然的といえるでしょう。

７．人員が少ない

人材の採用は企業の成長に欠かせないといっても過言ではありませんが、採用活動は営業活動などとは違い、会社に利益がすぐに還元されるものではありません。

そのため他事業部よりも人員確保の優先順位が下がってしまい、採用担当が1人という企業も多くあります。

これまで述べた業務をすべて1人でおこなえば激務となって当然でしょう。

採用担当の激務解消方法

ここまで採用担当がなぜ激務になってしまうのか、その要因についてお伝えしてきました。

「採用担当といえば激務なものだ」と、激務に追われる日々を仕方のないことだとあきらめていませんか。

採用担当の仕事が多岐にわたることは事実ですが、作業時間を削減することは可能です。

ここからは採用担当を激務から解放する方法を2つお伝えしていきます。

１．採用管理システム（ATS）を導入する

採用管理システムとは採用業務の効率化をサポートするシステムのことをさします。採用管理システムはATSともいわれます。ATSとはApplicant Tracking Systemの略です。

採用管理システムを導入すると、応募受付から採用にいたるまでのあらゆる情報を一つのシステム上で一元管理することが可能となります。

応募者への面接日程の案内や選考結果の通知を自動でおこなうことや応募者ごとの選考進捗や評価の記録を簡単に残すことができるので、前述した採用担当の業務負担を大幅に軽減することができます。

２．採用代行（RPO）を利用する

採用代行とは、採用業務の一部または全部を外部に委託することをさします。

採用代行はRPOともいわれます。RPOとはRecruitment Process Outsourcingの略です。

採用業務を外部に委託することで業務負担は格段に減るというメリットはありますが、同時に自社内にノウハウが蓄積されていかないというデメリットもあります。

採用活動のどの部分を外部に委託するのか、さらに委託先をどこにするのかについては慎重に判断すべきでしょう。

とはいえ、他業務を兼務している場合や人員が少なく社内だけでは手がまわらない業務がある場合には外部への委託は有効な解決策となります。

もっと効率化して時間を短縮したいと考えている業務があれば外部への委託も一案として検討してみてはいかがでしょうか。

採用担当が本当におこなうべき仕事に専念しよう

繰り返しになりますが、採用担当のミッションは優秀な人材を採用し、自社に定着させ活躍してもらうことといえます。

このミッションを達成するためにはただ闇雲に採用活動をおこなっていてはいけません。

応募数や選考の歩留まりを把握し、自社の採用活動のボトルネックを見つけ出し、改善をかけることで採用活動の精度を高めることが求められます。

採用活動の振り返りや改善が重要とわかってはいても、なかなか時間がさけないという場合もあると思います。

採用管理システムの導入や採用代行の活用は、採用担当が本当におこなうべき仕事に専念できる環境を整える手助けとなるでしょう。

当社カケハシスカイソリューションズでは、これまでのべ3,000社の採用活動支援を通して培った採用ノウハウをもとに採用業務のアウトソーシングサービスを提供しています。

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