選考辞退を防止する３つのコツ公開！重要なのはスピード感と温度感

一定の就活シーズンに連絡が集中する新卒採用と違い、中途採用では求職者からいつ応募や連絡が来るか分からず、対応が遅れてしまうということも少なくないのではないでしょうか。

しかし、その対応の遅れが実は中途採用の命運を分けているかもしれません。逆にひと工夫凝らした対応をすれば、内定承諾率を高める要因にもなるでしょう。

今回は、すぐに実践できる中途採用の「連絡のコツ」をご紹介いたします。

中途採用における求職者の３つ特徴とは

まず、中途採用における求職者の特徴を見てみましょう。求職者の特徴や性質を理解することで、自社の中途採用に不足している要素が見えてきます。

転職活動にかける期間に制限がある

中途採用における最も特徴的な点が、求職者の時間に制限があるということです。応募する多くの求職者は在職中であったり、失業中であったり、限られた期間の中で次の就職先を探さなければならない状況にあります。

また、転職活動に充てられる時間帯にも偏りがあるため、選考日時の調整も工夫が必要です。自社よりも面接日が数日早いというだけで他社へ内定承諾を決意する可能性もあります。

採用成功のためには、いかに早く選考を進め、内定出しをできるかが求められます。

経験によって転職の軸が異なる

求職者が持つ転職の軸は、さまざまです。

例えば、職人やドライバーのような専門的な職業を転職先としている方は、これまでの経験や持っている資格が活かせるという点で、同業同職種を志望する傾向があります。

また、営業や事務のようなオフィスワークへの志望の場合、休日日数の多さや残業時間の少なさを転職の軸とする傾向があります。

いずれも前職の経験や、ライフスタイルに合わせた転職を志望しているため、個々の状況や経験を知り、それぞれに合わせた対応が求められます。

使用する転職ツールが多岐に渡る

求職者が転職活動に使用するツールは多種多様です。例えば、在職中で店舗店員を務めている方であれば、立ち仕事の合間に使用できるスマートフォンを利用しているでしょう。

事務の仕事を続けている方であれば、手元のパソコンで転職サイトを閲覧している可能性もあります。スマートフォンやパソコンの操作に不慣れな方は、紙媒体や転職窓口を使用しているかもしれません。

それぞれの生活に紐づいたツールを使用し、時間短縮しながら転職活動をしている傾向がみられます。採用ターゲットや、応募者の現職の背景を想像しながら、採用情報の掲載方法を考えましょう。

24時間以内の連絡はマスト！スピード感とタイミングが中途採用を制す！

中途採用において最も重視したいのがスピード感です。これは求職者との連絡に限らず、選考日程の間隔や、内定までの日数にも言えることでしょう。

以下の３つのポイントを実践するだけで内定数がグッと上がるかもしれません。

当日中、もしくは翌日までに返信する

求職者からエントリーなどのアクションを得た際には、当日から翌日までに連絡を返すことが理想的です。

前述の通り、求職者が転職活動にかけられる時間は限られています。在職中であれば、通勤時や退勤後の数時間に企業からのレスポンスがあるか確認をするでしょう。

そのタイミングを逃してしまうと、相手からの返答を受けるために時間を要してしまう可能性がありますので、即返信を心がけましょう。

連絡の時間帯に配慮する

求職者の転職活動の背景を想像し、配慮した時間帯に連絡を入れることで、相手の返答率が高まります。短期間で効率的に選考を進める上で重要なポイントになるでしょう。

例えば、求職者がオフィスワーカーであれば通勤時間に合わせた午前8時の返信、飲食業の方であれば仕事のピーク時を外した午後15時の返信がオススメです。

連絡の頻度に配慮する

また多忙な求職者に対し、連絡の頻度が多過ぎるとマイナス印象にもなりかねません。

エントリー後や面接後、内定出し後など、求職者のアクション後に、次のステップへの案内やフォローのメールを送付する、面接や内定承諾に向けてリマインドを送る、程度の頻度がオススメです。

求職者がどのような状況下で転職活動をしているのか想像し、いいテンポ感を作ることが内定承諾の後押しとなるでしょう。

コピペはNG！メールも電話も、温度感が求職者の心を掴む

短期間での選考を目指しながらも大切にしてほしいことが、求職者とのコミュニケーションです。

スピーディーな対応の中でも、担当者の人柄や、温かい風土を感じられることで、気持ちよく選考に参加できるだけでなく、求職者の貴社への志望度を引き上げることにも繋がるでしょう。メールと電話、それぞれのツールに分けて対応のコツをご紹介します。

メール

求職者への連絡はメールが基本となりますが、コピー＆ペーストのみの対応は好ましくありません。

もちろんスピーディーな対応には、コピー＆ペーストなど時短を図る策が必要ではありますが、コミュニケーションを意識した一言を添えることが、貴社の印象アップや志望度の向上に繋がります。

その後も気持ちよく選考に参加できたり、安心して入社日を迎えられるようにするためにも「自分だけに送っているんだ」と感じられる温かみのあるメールを送るといいでしょう。

例えば：面接日の案内をする場合

メール末尾に「何か分からないことや心配な点があれば、気軽にメールしてくださいね。」「○○さんとお会いできることを楽しみにしております。緊張しすぎずにいらしてくださいね。」など、求職者の不安や緊張を和らげるような一言を添えるといいでしょう。

電話

採用戦略によっては、求職者からの応募があった際に、電話で面接日程を設定する場合もありますね。効率を考えると機械的なオペレーション対応がいいように感じますが、営業系の電話と間違われてしまうケースや、冷たい印象を与えてしまうケースもあります。

本題に入る前に、簡単なアイスブレイクとしてコミュニケーションを取り入れると、より企業として好印象を与えられるでしょう。

例えば：面接日を設定する場合

「なぜ弊社に応募してくださったんですか？」のようなフランクな会話からスタート。相手の応募経緯をヒアリングし、喜びやお礼の言葉を添えましょう。その上で面接日の設定をすることで、相手も気持ちよく選考へ参加できるのでオススメです。

スピード✖温度感 が選考辞退を防ぎ採用成功につながる

求職者の転職活動に配慮し、気持ちよく選考に参加してもらうことを意識することが大切です。

相手がどんな状況下で、転職活動を進めているのかを想像しながら、選考のスピード感を上げ、コミュニケーションの取り方を工夫してみてくださいね。

スピーディーな対応の中にも温度感を感じられることが、選考への参加はもちろん、その後の内定承諾へのひと押しとなるでしょう。

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