HRテックとは、先進的なテクノロジーを用いて、人事業務に変革をもたらすシステムや技術のこと。
業務の効率化を図るテクノロジーは、今や企業の成長に欠かせない存在となり、人事においても例外ではありません。
今回は、HRテックの概要やメリット、導入手順や注意点をご紹介します。
HRテックとは？
HRテックとは、AIやビックデータ、クラウドなどによる先進的なテクノロジーの導入によって、従来の人事業務における問題を解決に導く取り組みやシステムのこと。
人事を意味するHuman Resourceとテクノロジーをかけ合わせた造語です。
現在の日本では、どの企業においても優秀な人材の確保と育成が重要な課題です。HRテックの活用で、求人・採用だけでなく、人材育成や社員の健康・給与管理に至るまで、人事部門が関わるすべての業務の効率化を図れます。
さらに、社員の情報が適切に管理されることで、社員のモチベーションアップにつながり離職対策の効果も期待できます。
（引用元：株式会社Lifeplay「国内最大級のHR Techメディア「HRテックガイド」が、『HRテックカオスマップ【2023年最新版】』を発表しました」）
HRテックが広まった背景
HRテックが広まった背景として以下の3つが挙げられます。
それぞれ、具体的な内容を見ていきましょう。
- クラウドサービスの普及
- 少子高齢化に伴う人事戦略の重視
- 働き方の多様化
クラウドサービスの普及
これまでの人事業務は、ソフトウェアを取得し自社サーバーで人事情報を管理する「オンプレミス型」のシステムが一般的でした。
しかし、新しいシステムにバージョンアップするには、その都度追加費用が発生する他、インフラ整備に時間を要するといった課題があり、導入が進みませんでした。
一方の、インターネットを介してサービスを利用できるクラウド型は、アカウントの登録後すぐに導入できます。継続的なアップデートも自動でおこなわれる他、セキュリティレベルが高い製品も多くリリースされており、安全性も高いのが特徴です。
コストを抑え手軽に利用できるクラウドサービスは、人事システムにコストをかけにくい中小企業においても広がりを見せています。
少子高齢化に伴う人事戦略の重視
少子高齢化に伴い、限られた人材で生産性を上げるためにも、人事戦略の重要度は増しています。企業の競争力維持や向上には、従業員の能力や特性を活かした人材配置・育成計画の立案が欠かせません。
HRテックは、クラウド上で情報管理・共有が可能なため、生産性向上につながると期待されています。人事業務の効率化が図れるだけでなく、一人ひとりのスキルや経験といった情報の見える化で、データに基づいた戦略的な育成計画や配置転換に役立ちます。
さらに、優秀な人材獲得のため、オンライン面接や企業側からアプローチをかけるツールも注目されています。
働き方の多様化
コロナ禍や個人の働き方の変化によって働くスタイルが多様化し、雇用や勤怠形態の変化が必要となったことも、HRテックに注目が集まった理由です。
オンプレミス型のシステムでは大幅なシステム改修が必要となり、すぐにテレワークなどの働き方を導入することは困難です。
一方のクラウド型サービスであれば、設定を柔軟に変更でき、会社の内情に応じて素早くシステムの変更が可能です。
そのため、クラウド型サービスを導入する企業が増えているのです。
HRテックの関連テクノロジー分野とは
近年では、人事業務の効率化に向けてさまざまなシステムが開発・運用されています。
ここでは、特にHRテックと関わりが深いテクノロジーを4つご紹介します。
- SaaS
- AI技術
- RPA
- ピープルアナリティクス
SaaS
SaaSとは、「Software as a Service」の略称で、インターネット上で利用できるソフトウェアを指します。
クラウドサービスの一種で、「サース」もしくは「サーズ」と読みます。
発達したクラウド技術により、これまでデバイスにインストールして利用していたソフトウェアを、インストールせずサーバーにアクセスするだけで利用できるようになります。
SaaSの一番のメリット は、インターネット環境があれば、どこからでも、どのデバイスからでもソフトウェアにアクセスできる点です。
ソフトウェアが共有できるため、複数のユーザーでの共同編集や、外部への委託なども可能になります。
さまざまな業務を管理する人事領域において、SaaS技術の活用は不可欠と言えます。
AI技術
HRテックにおいて欠かせないものの一つが、AI技術です。
AIとは「人工知能：Artificial Intelligence」の略称で、大量のデータを機械に読み込み学習させ、そのデータを基に解析結果を出力する技術のこと。
このAI技術をHRテックに実装し、これまで人事担当者が手動でおこなっていた業務をAI技術で対応する動きも出始めています。
働き方が多様化し人材不足も加速する中、人事力強化に向けて今後AI技術のさらなる活用が期待されています。
RPA
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略語で、パソコンでおこなう事務作業を自動化するソフトウェアロボット技術のことです。
仮想知的労働者とも呼ばれ、人がおこなったキーボード入力やマウス操作などの操作手順を記録し、それを正確かつ高速に実行できます。
人事における給与計算など多くの事務作業の一部をRPAがおこなうことで、人的ミスを減らし業務の効率化および生産性の向上につながります。
人事担当者が煩雑な業務に追われることなく、より付加価値の高い業務に集中できるのは大きなメリットと言えます。
ピープルアナリティクス
ピープルアナリティクスも、HRテックにおいて重要な技術です。
ピープルアナリティクスとは、人や組織に関するさまざまなデータを収集・分析し、組織の改善に役立てる手法のこと。
近年、多くのHRテックサービスがリリースされたことで、人材にまつわるデータの収集や保管が容易になりました。
そのデータの分析にピープルアナリティクスの活用が注目を集めています。
ピープルアナリティクスによる人材データの分析結果を基に、企業は優秀な人材の確保や人材の最適な配置において、客観的かつ最適な意思決定が可能となります。
HRテックの領域とそれぞれのメリット
HRテックのクラウド型ツールは、採用から育成・定着、労務管理といった多様なサービスが提供されています。
HRテックは、以下7つの領域に分けられると考えられているため、それぞれの特徴や利用するメリットをご紹介します。
- 採用
- タレントマネジメント
- エンゲージメント
- 勤怠管理
- 給与計算
- 健康管理
- 事務手続き
採用
採用業務に関連するサービスの代表例として、「採用管理システム」と呼ばれる、応募から入社までのオペレーション業務を自動化し情報を一元管理するシステムが挙げられます。
他にも、「ダイレクトリクルーティングツール」などのAIやデータベースを活用して、優秀な人材に企業側からアプローチする採用ツールもあります。
どちらのシステムも、募集や採用に対する業務時間の短縮が可能で、正確なデータ管理のもと的確な対応や選考のミスマッチを防げるといった特徴があります。
便利なツールの活用によって、市場の動きを踏まえた迅速な対応を実現し、応募者一人ひとりに向き合った納得のいく採用を実現しやすくなります。
タレントマネジメント
人材管理と呼ばれるタレントマネジメントの代表的なサービスとして、「タレントマネジメントシステム」があります。
これは、従業員のスキルや経験、人事評価データを一元管理し、戦略的な人材配置や育成を実現できるシステムのこと。
このシステムの活用により、個人の能力の可視化だけでなく、退職理由も管理できるため離職要因の分析もおこなえます。
最適な人材配置や個々に応じた育成とともに、優秀な人材の離職防止に向けた施策など、人材定着に対する課題の解決につながるシステムと言えます。
エンゲージメント
エンゲージメントとは、会社や仕事に対する従業員の「愛着心」「愛社精神」を意味する言葉です。
サービスの代表例には「エンゲージメントサーベイ」が挙げられます。
このシステムは、従業員の自社に対する満足度を数値化し、把握・改善を支援するための調査ツールです。
このシステムを活用することで、従業員と企業とのギャップや組織課題の見える化が可能となり、組織改革や環境整備などに活用できます。
的確な対応は、従業員のエンゲージメント向上をもたらし、最終的に人材定着への効果が期待できます。
勤怠管理
勤怠管理の代表例である「勤怠管理ツール」は、従業員の勤務時間や休暇の申請・取得など、勤怠に関わる業務を管理するシステムのことです。
残業時間や有給取得情報を一目で可視化できるため、残業時間に対する注意喚起や有給取得の呼びかけといった、働き方改革関連法に対する対策にも効果的です。
テレワークやフレックスタイム制などの多様な勤務形態にも柔軟に対応できるため、人事や労務担当者の業務効率化を図る手段として有効です。
給与計算
給与計算の代表例である「給与管理システム」は、勤怠管理データと雇用情報を紐づけ、自動的に給与計算をするシステムのことです。
手当や通勤費など給与内容に変更があった場合には随時情報を更新できるため、給与担当者による入力手間を省き、効率よく精度の高い作業を可能にします。
さらに、年末調整や賞与計算といった業務もシステムに任せられるため、内容の見直しなどの手間のかかる業務も簡略化できます。
健康管理
従業員の健康管理においては、「健康管理システム」と呼ばれるサービスを活用できます。
健康管理システムとは、健康診断や面談の結果、産業医の診断などの情報を一括で管理し従業員の健康に関する業務を効率化するだけでなく、リスクの早期発見に貢献するツールです。
さらに、従業員がログインできる体制を整えておくことで、定期的なストレスチェックも可能。健康状態に応じた産業医への相談や面談の実施ができれば、従業員の健康管理向上に役立ちます。
事務手続き
事務手続きの代表例である「労務管理システム」は、従業員の入社・退社に伴う手続きをメインに、雇用契約書の作成・締結やWeb給与明細発行など幅広い機能を持つシステムです。
入社時に必要な情報は、システムを活用し従業員本人に直接入力してもらい自動で集約することで、印刷や手入力といった作業が不要になります。
ツールによっては、関係機関に電子申請できるものもあるため、人事担当者の負担軽減が図れる他、最新の人事データベースを活用することにもつながります。
HRテックの導入手順
ここからは、導入に向けた具体的な手順をご紹介します。
以下の4つのステップに整理し、有効な導入を実現しましょう。
- 導入目的の設定
- 組織のロードマップの策定
- サービスやツールの検討と導入
- 実績の検証と見直し
ステップ１．導入目的の設定
まずは、HRテックを導入する目的を明確にすることが肝要です。
HRテックはさまざまなサービスがあり、導入した分だけ効果が得られると思われがちですが、適切に導入しないと使いこなせないといった課題も生じます。
自社で、人事業務における課題の棚卸しをおこない、解決したい人事・労務の問題や実現したいマネジメントを見極め、どのようなサービスが必要なのか検討しましょう。
ステップ２．組織のロードマップの策定
HRテックの導入を想定し、導入後の組織におけるロードマップ策定も実施しましょう。
導入の1年・3年・5年後といったスパンの中で、組織としてどのような課題をいつ解決するのかなど、理想の到達イメージを明確にしていきます。
ロードマップ作成時は、人事担当者だけでなく各部署の責任者も一緒に議論することで、組織全体の改革につながります。
ステップ３．サービスやツールの検討と導入
ロードマップが完成したら、サービスやツールの検討・選定に入ります。
ツールによって特色はさまざまなため、「自社の規模」「予算」「課題解決に向けた機能の有無」といった項目を確認し、最適なツールを見極めることが重要です。
また、自社で運用しているツールがある場合には、連携が可能かチェックすることで、さらなる業務効率化が図れます。
初めてシステムを導入する場合、スムーズな導入・運用には販売業者となるベンダーのレクチャーも不可欠です。
長期間でも安心して運用できるツールを導入しましょう。
ステップ４．実績の検証と見直し
HRテック導入後は、問題なく運用できているか定期的な実績の検証と見直しも重要です。
使いづらい点や気になる点がある場合には、早急な見直しをおこない、カスタマイズの実施やカスタマーサポートへの改善依頼をしましょう。
特に業務の効率化が図れているかは最も重要な点であるため、策定したロードマップと照らし合わせながら、必要に応じて改善を図ります。
定期的な見直しによってより使いやすくなり、作業効率アップも期待できます。
HRテックを導入する際の注意点
人事や労務業務の効率化に最適なHRテックですが、導入時には以下の注意点を理解していないと思わぬリスクが生じることもあります。
注意点を理解し、適切に運用しましょう。
- 運用には中長期的なスパンが必要
- 個人情報を適切に取り扱う
- 最終的な判断は必ず人が介入する
運用には中長期的なスパンが必要
HRテックの運用には、中長期的な視野を持って取り組むことが大切です。
自社の情報をデータ化し活用するためには、時間と労力がかかります。
HRテックを導入したからといって、すぐに問題が解決することはありません。
長期的に運用することで、企業の人事や労務業務に効果が現われることを認識しておくとよいでしょう。
個人情報を適切に取り扱う
人事や労務に関わる情報は、企業や従業員の重要な個人情報となるため、適切な取り扱いが必要です。
従業員のプライバシーを守るためにも、セキュリティーが強固なサービスを選定するだけでなく、運用時は適切なルールのもと活用することが求められます。
最終的な判断は必ず人が介入する
HRテックは業務の効率化や戦略的な人事に有効な機能が搭載されていますが、最終的な判断は必ず人が介入することを忘れてはいけません。
HRテックに任せきりの採用や人材配置では、求職者や従業員が抱える悩みなどに対して十分なケアができず、不安や疑念を抱かせる原因となります。
HRテックの役割は、あくまで人事領域における業務のサポートをすること。
人事担当者は従業員への定期的なフィードバックや面談の機会を設けるなど、最終的には担当者が人事評価を判断できるよう、適正な運用を心がけることが重要です。
HRテックの導入の成功事例
ここでは、実際にHRテックを導入した企業の成功事例をご紹介します。
＜事例１＞A社 ：インターネット広告会社
課題：最適な人材配置
インターネット広告事業を手掛けるA社では、売上増加に伴い増えた社員の適材適所への配置に課題がありました。
個人の能力の最大化を図るべく、HRテックの導入に踏み切ります。
対策・成果：HRテックに特化した部署を新設
多くの社員を管理し人材の適材適所を実現するため、HRテックに特化した部署を立ち上げました。
人的資本経営の効率化を目指し、全社員を対象としたアンケートを実施。
回答を分析し、人材配置の判断材料にしています。
アンケートでは職場環境や業務に満足しているかどうかなど、簡単な項目を選択式で用意し、社員の置かれている状況の把握に役立てます。
その結果、適材適所への取り組みが功を奏し、社員一人ひとりの力が発揮できる職場環境を実現しています。
＜事例２＞B社： 大手電気通信会社
課題：人材採用の効率化
携帯電話などの電気通信事業を展開するB社では、採用の効率化が課題でした。
年間3万人にも及ぶ応募者の管理は負担が大きく、ミスマッチや早期離職など採用における人的ミスが多くあったと言います。
対策・成果：AIを導入して業務を自動化
B社は、人事担当者の業務負担を減らすべく、エントリーシートの評価業務にAIを導入しました。
これまでのエントリーシートをAIに読み込ませ、応募者を自動で選別する機能を搭載し、企業が求める人材だけを選考で通過させました。
その結果、エントリーシートの選別業務にかかっていた約8割もの時間を削減。
AI技術の導入により、採用業務を効率化させ、優秀な人材獲得を成功させた事例です。
まとめ
人事や労務業務における多様な業務をサポートしてくれるHRテック。
労働者不足や働き方の多様化により人材をいかに有効に活用していくかが課題である現代において、HRテックは欠かせない存在と言えます。
今回紹介した導入方法や注意点を理解し、自社の課題解決や理想の実現に向けてHRテックの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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