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社内コミュニケーションとは?活性化させるポイント、メリット、施策例を徹底解説

社内コミュニケーションは、良好な人間関係を築き、業務を円滑に進める上で欠かせないものです。一方で、リモートワークや働き方の多様化により、社内のコミュニケーションに課題を感じるケースもあるでしょう。

そこで今回は、社内コミュニケーションの概要やメリット、活性化させるポイント、効果的な方法などをご紹介します。

目次

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、社内で日常的に交わされている会話や情報交換、情報共有のこと。

業務上のやり取り以外に、挨拶や雑談も含まれます。社員間のミーティングや社内イベント、社員食堂での会話など、その形はさまざまです。

近年、働き方改革の一環としてテレワークを導入する企業は増加傾向にあります。
そのため、オンライン上でも、コミュニケーションの機会を作れるよう工夫する企業が増えています。

社内コミュニケーションをおこなう目的

社内コミュニケーションを実施する目的は「会社が一丸となって運営を円滑化し、成果を上げること」です。

多くの業務は1人の力で成し遂げることは困難であり、複数の社員や部署が連携して遂行されます。
社員が円滑に業務をおこなうためには、進捗管理や情報共有、指導や相談など、多くの場面でコミュニケーションが必要です。

活発なコミュニケーションによって仕事の効率がアップし、ミスが生じたときにも迅速な対応が可能です。
また、良好な人間関係の基盤を作り、生産性やモチベーション向上にもつながります。

社内コミュニケーションが減少する要因

社内コミュニケーションが減少する要因は、企業に応じて異なります。
部署内の関係や働き方、席の配置なども影響します。

組織風土によっては、業務中の雑談を好ましくないと捉えるケースも。
さらに近年は、テレワークによる働き方の変化も、社内コミュニケーションの減少を助長する要因と言えます。

社内コミュニケーションの活性化で得られるメリット

ここからは、社内コミュニケーションを活性化することで、どのようなメリットが得られるのかご紹介します。

業務効率化・生産性向上が期待できる

社内コミュニケーションの活性化は、相談や認識不足から生じるミスを防ぎ、業務の効率化が期待できます。

トラブルが生じた際も協力体制が構築しやすいため、迅速な問題解決につながるとともに、個々のモチベーションも高まり、生産性の向上も期待できます。

情報やナレッジの共有ができる

社内の会話が活発な環境化では、情報やナレッジが共有できる状況が生まれやすいことも特徴です。

些細なことも相談しやすく、周囲も困っている状況に気付き的確なサポートができます。
活発にナレッジが共有されれば、社員の能力アップも期待できます。

アイデア・イノベーションが創出される

活発なコミュニケーションによって、自由な意見交換がしやすい組織風土が定着すると、新しいアイデアやイノベーションが創出されるといった可能性も高まります。

何気ない雑談から視野が広がり、新しいビジネスチャンスが生まれるケースもあります。

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社員の定着率が向上する

社員間で意見を言いやすい環境が構築されると、業務上のストレスが軽減し、定着率アップにもつながります。

社員の人間関係による不満は、離職をもたらす大きな原因です。
悩みが生じた際に上司と部下、同僚間、他部署との関係が良好であれば、相談しやすくなります。

社員同士に仲間意識が生まれ、同じ目標に向かって取り組む意識も高まります。

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社内コミュニケーションにおける課題

社内コミュニケーションが活性化されることでさまざまなメリットがあると分かっていても、うまく促進されないことに悩みを抱える企業も多いです。

ここでは社内コミュニケーションにおける5つの課題をご紹介します。

働き方の多様化で社員間での交流がしにくい

社内コミュニケーションの課題として、働き方の多様化により、社員同士が交流しにくい環境が挙げられます。

現在、従業員一人ひとりの生活スタイルや価値観を踏まえて多様な働き方が促進されています。

一方で、在宅ワークやフレックスタイム制、短時間勤務といった多様な働き方が導入されている環境下では、従業員同士が顔を合わせにくい状況が生まれやすく、コミュニケーションが取りにくくなります。

上司と気軽にコミュニケーションが取りにくい

若手や中堅社員の中には、上司との気軽なコミュニケーションが取りにくいと感じ、コミュニケーションに課題を感じるケースも少なくありません。

さらに、仕事に追われている状況では、気楽な雑談や会話をしている余裕がなく、コミュニケーションが不足していると感じている場合もあります。

従業員同士の交流に消極的な社員もいる

社内コミュニケーションが上手く活性化しない要因として、従業員同士の交流に消極的な社員がいることも挙げられます。

従業員の性格によっては「業務時間外の交流を避けたい」「他人とのコミュニケーションが苦手」と感じる従業員も。

特に若い世代の中には、仕事とプライベートを分けたいと考える社員もいることから、自分から積極的にコミュニケーションを取りに行くことに抵抗を感じる場合もあります。

コミュニケーション活性化の効果がわかりにくい

コミュニケーションは数値化しにくいことから、活性化しても効果が分かりにくいことも課題の一つです。

結果が可視化できないと、コミュニケーションの活性化に向けて対策を講じても、対策が間違っていたのか、何が不足していたのかを捉えられず状況の改善に至らないこともあります。

個人のコミュニケーション能力に依存している

社員間の交流に関わる課題として、企業のコミュニケーションが個人のコミュニケーション能力に依存していることも挙げられます。

企業を取り巻く環境は、「多様化の浸透」「世代間による考え方のギャップ」など、時代とともに急激に変化しているにもかかわらず、個人のコミュニケーション能力だけで変化に対応するのでは限界があります。

企業には個々のコミュニケーション能力に依存しない、社内コミュニケーションの活性化を図る仕組み作りが重要と言えます。

社内コミュニケーションを活性化させるポイント

社内コミュニケーションを活性化させる6つのポイントをご紹介します。

会社全体で取り組み統一感を作る

社内のコミュニケーションを活性化させたい場合には、特定の部署だけでなく会社全体で取り組むことが大切です。

社内コミュニケーションは組織風土が影響するケースがあるため、上層部を含めた検討が不可欠です。

コミュニケーションの活性化が企業収益や社員の定着率アップに貢献することを理解し、社を挙げて対策を検討しましょう。

社員間が交流しやすい環境を整備する

積極的な関わりを促すためには、社員同士が交流しやすい環境を整えることも重要です。
風通しのよいオフィス環境や、安心して会話ができる空間を整備しましょう。

具体的には、社員の状況が確認しにくい環境であればオフィスのレイアウトを変更し、パーテーションやデスクの配置を見直すのが有効です。

他にも、雑談しやすいカフェスペースなどを設けることで、自然と人が集まり交流の機会が生まれやすくなります。

他部署の業務について知る機会を作る

同じ会社で働いていても、他部署の社員の状況や業務内容を知らないケースも多いです。

しかし、他部署との交流は、業務をより円滑に進める上で重要です。
さまざまな部署の社員を知る機会を作り、理解が深まる工夫を取り入れましょう。

例えば、部署を超えて社員が集まる研修を取り入れたり、部署ごとに担っている業務を報告し合う場を設けたりすることも有効です。

社員の声を集め改善点を検討する

社員からの声を集めて改善点を検討するのもおすすめです。

社員の気持ちを汲まない会社側からの一方的な施策の実施は、不満が募りうまくいかないことが考えられます。
実際に業務をおこなう社員の声を聞くことで、効果の高い施策や新しいアイデアが生まれるケースもあります。

社内報や共有メールなどを使い、経営層の方針や意図をしっかり伝えながら、社員の声を積極的に取り入れましょう。

施策の特徴を理解し組み合わせて導入する

社内コミュニケーションの施策は、社内イベント開催や社員食堂・カフェスペースの設置などの即効性のある施策と、社内報や社内SNSの運用などの中長期的な施策を組み合わせることが有効です。

即効性のある施策で自然な交流や会話が生まれ、中長期的な施策を通じて社内のことを深く理解するきっかけを促せます。

施策ごとの特徴を理解し、異なる要素を組み合わせて社内コミュニケーションの浸透を図りましょう。

社外事例を積極的に取り入れる

社外の取り組み事例を参考に、自社の状況に応じた施策を検討するのもよいでしょう。

近年は、リモートワークや働き方の多様化が進んだことで社内のコミュニケーションに課題感を持ち、ユニークな施策で成功した企業も多いです。
同じような悩みを持つ企業の事例を参考に、自社ならではの施策を模索しましょう。

また、活性化に向けては、オフィス環境の改善をプロに相談する、外部セミナーに参加するなどの方法も。
社内コミュニケーション活性化の目的や目標を定め、積極的に実践しましょう。

社内コミュニケーションの活性化に効果的な施策

社内コミュニケーションの活性化を図るために有効な9つの方法をご紹介します。
施策ごとの効果や注意点も解説するので、導入時の参考にしてみてください。

(1)フリーアドレスに対応したスペース

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を設けず、ノートパソコンなどを活用し自分の好きな場所で仕事をおこなうスタイルのことです。

自分の好きな席で仕事ができるため、毎日違う人と挨拶を交わしたり、顔見知りになったりと、コミュニケーションが促進されます。
普段と違う社員と接することで、新たな情報や発想を得るきっかけにもつながります。

一方で、毎日席が異なることで上司が部下の居場所を把握できず、報連相が滞るなどの問題が現れるケースもあります。
その場合は、グループアドレスといったエリアを特定して席を選べるようにするなど工夫するとよいでしょう。

(2)オープンなミーティングスペース

通常の業務をおこなうデスクとは別に、オープンなミーティングスペースをオフィス内に確保することもコミュニケーションの活性化を見込めます。

オープンなミーティングスペースは予約不要で気軽に利用できるため、相談や発言のしやすさが特徴です。
必要なメンバーが集まりすぐに会議を始められるため、意思疎通も早いです。

注意点は、オープンスペースであるために会話内容が周囲に聞こえやすいこと。
設置時は、オフィス内の配置を考慮し、仕事をする社員の妨げにならない工夫をしましょう。

(3)社員食堂・カフェ

社員食堂やカフェの設置も社員同士の交流の場として有効です。
自然と人が集まり、部署以外にも立場を超えたコミュニケーションが生まれる特徴があります。

仕事とは関係ない雑談がしやすいため、チームワークの向上やモチベーションアップにつながりエンゲージメントを高める効果も得られます。

しかし、社員食堂やカフェの設置には広いスペースの確保や多くのコストが発生するデメリットがあります。
設置が難しい場合には、お惣菜やサラダを提供する設置型の社食サービスの導入やドリンクサーバーの設置といった小さなことから実践しましょう。

(4)1on1ミーティング

1on1ミーティングとは、上司が部下との信頼関係を築き、部下のモチベーションアップを目的に実施する個人面談のこと。

1on1ミーティングの定期的な実施により、部下は上司とコミュニケーションを図るきっかけができ、普段話しにくい業務やプライベートに関する悩みを共有できます。

上司側も、部下の状況が把握できサポートしやすくなる効果があります。

1対1となるため部下が話しやすい環境作りが重要となります。
上司が、必要以上に質問したり、話しの途中で割り込んでしまったりすると、部下は話すことに消極的になってしまいます。部下の状況や性格に応じた人材育成を心がけましょう。

(5)Web会議

離れた場所で働く社員との交流は、Web会議が有効です。

近年は、リモートワークをおこなう社員も多く、オフィスの環境改善だけでは、コミュニケーションの促進ができないケースも。
Web会議であれば、ネットワーク環境とパソコンさえあれば簡単に開催でき、手軽に情報共有や現状把握が可能です。

一方で、Web会議は直接顔を見合わせた会議とは異なり、会議の雰囲気を読み取りにくいことがあります。
オーバーリアクションで反応したり、リアクションボタンを活用したりして、意思疎通を図りやすい工夫を取り入れましょう。

(6)グループウェア

グループウェアも社内コミュニケーション活性化に役立つツールの一つ。

グループウェアは、業務の進捗状況やスケジュール、ファイル共有、掲示板などの情報を一元管理でき、情報共有やコミュニケーションの促進に貢献する機能が集約されています。
業務の効率化が図れるとともに、メンバーの状況に応じたフォローのしやすさが特徴です。

一方で、多機能であるがゆえに社員が使いこなせず社内浸透が進まないケースも見られます。

導入時は、業務の特徴に合わせた必要な機能の明確化がポイント。
使い方をメンバーに周知する機会を設け、搭載機能を最大限に活かしましょう。

(7)社内イベント

社内イベントとは、業務外で社員同士が集まり交流を深める場を指します。

スポーツ大会や社内のサークル活動、創立記念パーティーといった行事も含まれます。
社内イベントは、部署にかかわらず普段関わりの少ないメンバーと話すきっかけができます。

さらに、オフィスで普段見られない意外な一面を発見できるなど、部署間や部下上司のコミュニケーション促進につながります。

社内イベントを企画するためには、通常の業務とは別にイベントに向けた作業が発生することがあります。
業務に支障が生じたり、特定のメンバーに負担が偏ったりすることがないように注意しましょう。

(8)社内報

社内報とは、社内の出来事や連絡事項を、社員やその家族に向けて広報する媒体のこと。
会社のニュースや業績、社員紹介などを掲載し、社員が会社のことをより深く理解する目的で作成されます。

冊子やWeb記事、動画、メルマガ配信など、企業によってその形式はさまざまです。
社員同士の交流促進や企業への帰属意識向上が図れます。

社内報は、社内だけでなく外部の人の目に触れるケースもあるため、個人情報や著作権の管理には注意が必要です。
特に写真は、必ず本人に許可を取ってから掲載してください。
また、掲載内容のルールを把握し、社員全員が楽しめるよう心がけることが大切です。

(9)社内SNS

社内SNSとは、社内専用のコミュニケーションツールのこと。
社内専用に運用されるため、外部からアクセスはできません。

社内の指定したメンバーでグループを作り、チャット機能により気軽にコミュニケーションが取れるため、スムーズな情報共有を実現できます。

ビジネス専用のプラットフォームを構築することで、プライベートのSNSを仕事で利用したくないと感じる社員にとっても柔軟なコミュニケーションが図れる機会となります。

社内SNSを導入する場合には、導入目的と運用ルールを明確にしましょう。
特に、プライベート時間と業務時間を区別できるよう、チャット時間に決まりを設けることが大切です。

ツールの使用方法も周知し、社員全体が使い方を理解し浸透するように工夫しましょう。

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企業の社内コミュニケーションのよくある失敗ケース

社内コミュニケーションの活性化に向けた対策を講じたにもかかわらず、失敗してしまうこともあります。
ここでは、よくある失敗事例をご紹介します。

社内SNSを導入するも、社内全体での活用につながらない

社内コミュニケーションの活性化のために、社内SNSを導入するケースがあります。

しかし、社内SNSは運用方法が明確でないと、一部の社員のみがプライベートの投稿をして盛り上がり、結果的に社内全体のコミュニケーション促進につながらないという事例も多いです。

何を目的に導入するのかを明確にし、情報共有を図れるような仕組み作りが大切です。

過度な仲間意識でストレスが生じた

社内コミュニケーションを促進しようとするあまり、過度な仲間意識を強要して逆効果をもたらしてしまうケースもあります。

コミュニケーションは得意不得意が分かれる分野のため、コミュニケーションの形や頻度もさまざまです。

コミュニケーション施策の導入はモチベーションを高める一つの手段と捉え、ストレスを感じないような配慮は不可欠と言えます。

企業の社内コミュニケーションの取り組み成功事例

最後に、社内コミュニケーションの取り組み事例を3つご紹介します。

全社員を対象としたオンライン社員総会|ディップ株式会社

ウェブサービス事業を展開するディップ株式会社では、新型コロナウイルスの影響もあり、2,300人に及ぶ全社員が自宅から参加するオンライン総会を開催しました。

「つながる社員総会」をコンセプトに掲げ、オンラインならではの特性を活かし、通常の総会以上の盛り上がりを見せました。

総会後のアンケートでは「過去の総会の中でも一番感動した」など、好印象の声が多く寄せられ、社員一人ひとりの意識にも変化が現われています。

(参考:ディップ株式会社「全社員 2,300 人参加のオンライン社員総会で“Loyaltyロイヤリティ“をテーマにアクションプランの推進を宣言」)

日々色々な仕掛けやイベントを企画する感謝課|サイボウズ株式会社

ソフトウェア開発会社であるサイボウズ株式会社では、2011年に「感動課」という部署を設立し、現在は「人事本部コネクト促進部」として活動しています。

「職場に感動を!」というスローガンを掲げ、日々のイベント企画や運営、誰かを感動させたい人のサポートに携わっています。

「春の新歓フェス」や「創業記念動画週間」など、全社員が楽しめる企画を開催し、社員同士がつながりを感じられるような取り組みで、組織のチーム力アップに貢献しています。

(参考:サイボウズ株式会社「「感動課」が生まれ変わりました」)

オンラインランチ会|株式会社ウィルゲート

コンテンツマーケティング事業など手掛ける株式会社ウィルゲートでは、在宅勤務中におけるタテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーション機会の増加を目的に、オンラインランチ会を開催しています。

特定のグループとは異なり、事前にランダムに振り分けられたトークルームに社員がアクセスし、ランチがスタートする仕組みです。

関係性の希薄を改善し、社員同士に一体感をもたらすきっかけとして機能しています。

(参考:株式会社ウィルゲート「「オンラインランチ会」はじめました!在宅勤務中におけるタテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーション機会に」)

まとめ

社内コミュニケーションの活性化は、業務効率化や生産性アップ以外にも、情報やナレッジが共有できたり、社員の定着率が向上したりとさまざまな効果をもたらします。

一方で、働き方の多様化やリモートワークの普及により、社内全体のコミュニケーションに課題が生じやすいのも事実です。
このため、コミュニケーションの活性化には自社に合った方法を実施する必要があります。

今回紹介した活性化のポイントや効果的な施策を参考に、自社ならではの方法を導入し社内のコミュニケーション強化を図ってみましょう。

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「人と組織の成長を加速する」というミッションのもと、採用、育成、定着を支援する様々なソリューションをワンストップで提供するカケハシ スカイソリューションズならではの知見をお伝えすることを目的として記事を執筆・編集。離職防止の知恵袋では、人事担当向けに、社員の定着・離職防止に役立つノウハウを幅広く取り扱っています。
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