中途採用ノウハウ

中途採用の応募者対応マニュアル|入社意欲を高めるコツや対応例とは

中途採用成功のカギを握るポイントの一つといっても過言ではない”応募者対応”。

採用担当者の中には、「どのような対応が好ましいのか」と悩む方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、のべ3,000社以上の採用支援実績のあるカケハシ スカイソリューションズ(以下、カケハシ)の事業部長にお話を伺いながら、応募者対応で大切なポイント応募者の入社意欲を高めるコツ、困ったときの対応例をご紹介します

応募者対応で大切な3つのポイント

中途採用の応募者対応は、新卒採用者と異なり「求人を出すとすぐに応募が来る」「入社日が一定ではないため、より個別の対応が必要」など対応の頻度が異なる場合が多いでしょう。

このような中、応募者対応ではどのようなことが重要となるのでしょうか。3つのポイントに分けてお伝えします。

  1. 即対応
  2. 対応方法の明確化
  3. 応募者対応のマニュアル化

ポイント(1)即対応

求職者から応募があった場合は、「即対応」することが重要です。応募が来てから2時間以内の対応を心がけ、遅くともその日中に対応しましょう。

応募から数分以内の対応であれば、応募者の返信確認率がより高くなります。

対応が遅くなるほど、応募者がメールを見逃してしまう可能性や他社に流れてしまう可能性が高まるため、「即対応」し人材の獲得を目指しましょう。

レスポンスが早い企業は、応募者によい印象を与えることもできます。

ポイント(2)対応方法の明確化

応募者対応は、人事担当者または指定の代行者のみで行うなど、特定の対応者を決めておくとよいでしょう。

業種によっては、アルバイトの方や新入社員が問い合わせの電話に出る場合もありますが、「担当が不在のためわからない」のような回答では、求職者の不安につながりかねません。

担当者が不在にしがちな場合は、応募や問い合わせに対し、どの従業員が対応しても同じ回答ができるよう徹底しておくとよいでしょう。

ポイント(3)応募者対応のマニュアル化

応募者に伝えるべきことは、マニュアル化しておくことが大切です。

応募者対応の方法やフローをあらかじめ決め、応募後の流れや準備するものなど、応募者に伝えるべきことを明確にしましょう。

また、担当者不在時に伝えてほしいこともマニュアル化しておくと、その後担当者が折り返す際に本題へ入りやすいといえます。

応募者対応の3つのコツ

応募者の意欲を高めたまま入社へと導くには、どのような対応が必要となるのでしょうか。応募者対応のコツをまとめてみました。

応募者対応のコツ
  1. わかりやすく丁寧に伝える
  2. チェックシートを活用する
  3. 採用代行サービスに依頼する

わかりやすく丁寧に伝える

電話で応募をする際、応募者は緊張していてうまく話せないケースも多いです。順序だててわかりやすく質問することや伝えることが心がけましょう。

また、メールで対応を行う際は、文章のみでは伝わりにくいこともあると意識し、より丁寧さを心がけるとよいでしょう。

面接会場を通知するときは、会場を明確に伝えたり、当日わからない場合は気軽に電話をかけられるよう一言添えたりなど、応募者の安心感につなげることも大切だといえます。

チェックシートを活用する

応募者対応の担当者が応募者に伝えるべきことや、担当者不在時の対応者が応募者から聞くべきことなどを、チェックシートにまとめることも大切です。

シート上で確認しながら対応することで、伝えそびれを防ぐことにつながります。

チェックシートには、氏名や連絡先、希望職種、媒体名、面接可能日時、面接場所、持ち物、対応者などの記入欄を設け、伝えたいことを対応マニュアルと照らし合わせながら作成してみるとよいかもしれません。

採用代行サービスに依頼する

人事体制やノウハウの不足により、自社での採用活動が難しいと感じている企業では、採用代行サービス(RPO)への依頼を検討してもよいかもしれません。

採用のプロが応募者対応などの採用活動を行うため、応募者の辞退防止に効果的でしょう。

カケハシでも、採用代行サービスとして中途採用業務アウトソーシングを提供しています。

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こんなときどうする?応募者対応で困ったときの対応例

予想していなかった応募者の行動に、困惑してしまう人事担当者もいるかもしれません。

メール対応や電話対応でトラブルを回避するためには、どのような対応をするとよいのでしょうか。いくつかのパターンに応じた対応例をご紹介します。

応募者に電話が通じない

何度か電話をかけても通じない場合は、時間をずらしたり、留守電メッセージを残したりと、さまざまな方法を試してみましょう。

電話をかけた日時を記録しておくことで、連絡がこないと応募者から指摘があった場合にも、適切な対応がとれるでしょう。

応募者から不採用理由を聞かれる

応募者から不採用の理由を聞かれても、必ずしも答える必要はありません。

今後の参考にしたいと尋ねてくる応募者もいるかもしれませんが、回答次第では会社の評価や印象につながるため、「不採用理由は公開していない」「他社と採用基準が異なる」などと伝え、丁寧かつ誠意を持って対応しましょう。

同じ応募者が何度も応募してくる

一度断った方から何度も応募が来る場合には、お礼とともに適切な選考を行った結果であることをしっかりと伝えましょう。

何度も同じように断ることは可能ですが、採用基準に変更がない限り、今後も判断が変わらないと伝えるとよいかもしれません。

希望に添えず残念であることも伝え、誠意ある対応を心がけましょう。

応募者対応はプロに任せるのも一つの手

企業で応募者対応を行う際、問題となるのはどのような部分でしょうか。

また、その問題の解決に向けて、カケハシが提供している採用代行を活用するメリットを聞いてみました。

K.N
K.N
(株)カケハシ スカイソリューションズ
中途採用事業部 事業部長

応募者対応で陥りやすい問題点や、気を付けたい点は?

応募者対応を行う人事担当者が抱える問題点として、応募があってから対応するまでの時間にロスが生じていることが挙げられますね。

採用担当者の多くは人事が担っており、業務内容は採用だけではないはずです。

例えば、退職者の対応と同時に応募者対応をしなければならないこともあるでしょう。そうすると、自動返信でレコメンドだけしておいて、実際に面接日時の設定をするなどの対応はどうしても後回しにしがちです。

採用担当者は即対応が難しく、加えて転職者は先に連絡をもらったところから面接など次のステップへと向かう傾向があるため、会えたはずの応募者に会えなかった」という状況には多くの企業が陥りやすいですね。

カケハシの採用代行サービスを利用するメリットとは?

採用代行の業務を生業とする企業は多く、「必ず返信する」「面接の日時を決定する」といった業務だけであれば、どの業者でも可能だといえます。

しかし、私たちの採用代行サービスでは、「即対応」を特に重視しています。

応募があった際は2時間以内にアクションすることを徹底しており、スピード対応が可能な点がカケハシの採用代行サービスの特徴です。

また、応募者対応は、20代の方であれば文章にビックリマークを使うなど親しみやすさを加えたり、採用担当が同年齢だと伝えて親しみが生まれるような工夫をしたりしています。

40~50代以上の方に同じような対応をすれば企業の印象が変わってしまう場合もあるため、マナーを重視した文章を心がけ、採用責任者として送信するなど、応募者からの信頼につながる対応を心がけています。

応募者の年齢や性別によって対応のバリエーションを変えているのも、私たちの大きな特徴であり強みですね。

カケハシの採用代行サービスを導入した事例を教えてください。

ある企業では、総務の方が応募者対応を行っていました。

転職サイトに求人情報を掲載し、1週間で100名ほどの応募が来たものの、担当者は他業務と兼任していたため応募者の対応に手がつけられない状態だったのです。

結果として、面接日を20名くらいに伝えたにも関わらず、当日会場に訪れたのはたったの2名だったといいます。

その企業は、求人広告から100名もの応募があったのに、応募者対応がうまくいかずに、広告費に対する効果が得られないという課題がありました

そこで、カケハシの採用代行サービスを導入していただきました。

採用人数を増やすことに伴い、応募者を増やすこともミッションとするカケハシでは、はじめに採用フローや採用基準の設定を企業とともに行います。

企業が求める人材をもとに素早い対応を行ってきた結果、400名の応募者獲得につながり、40名に面接日を通知したところ当日は38名が訪れました。

採用代行に委託して、明らかに効果があった例だと思います。

面接枠として担当者の時間も事前に確保していたため、応募があってからなるべく早い日時に面接ができたのも効果につながったといえます。

まとめ

応募者対応においては「即対応」が最大のポイントです。

そのためにも対応をマニュアル化し、困ったときの対処法のすり合わせを事前におこなうことが重要です。予想できる質問集を用意し、それに対する回答を準備しておきましょう。

自社でどのように応募者対応を行っていくかを考え、難しい部分がある場合は採用代行サービスへの委託を検討してみてはいかがでしょうか。

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中途採用を成功させるためには
自社の採用課題を把握し、必要な施策を整理する必要があります

今回、採用フローごとに押さえるべきポイントをまとめた
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中途採用の課題解決ガイドブックには
以下のような内容を掲載しています。

  1. 中途採用の課題発見チャート
  2. 採用活動の手順とターゲット設定
  3. 求人広告の選択基準
  4. 応募を集める原稿作成のコツ
  5. 応募者対応のポイント
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中途採用の成果を最大化するために、ぜひお役立てください。

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