Web面接（オンライン面接）の手順とは？事前準備や注意点を徹底解説

インターネットの普及に伴い、採用活動にWeb面接を導入する企業が増えています。

しかし、従来どおり対面での面接を継続するかWeb面接に切り替えるか悩んでいる企業もまだまだ多いのではないでしょうか。

今回は、Web面接を導入するメリット・デメリットについて、また実際にWeb面接を受けた求職者の声も参考に、企業がWeb面接を導入する際の事前準備や気を付けるポイントをまとめました。

Web面接（オンライン面接）とは？

Web面接とは、パソコンやスマートフォン、タブレット端末を用いてインターネット回線経由でおこわれる面接のことです。オンライン面接やリモート面接とも呼ばれます。

Web面接を実施するには、「ビデオ通話」ができるツールを用意する必要があります。実際にWeb面接で用いられる代表的なツールは、以下の通りです。

Web面接とオフライン面接との比較

Web面接とオフライン面接との違いを項目ごとに比較してみていきましょう。

	Web面接（オンライン）	オフライン面接（対面）
面接の対象者	全国	原則、地域が近隣に限定
交通費	発生しない	発生
移動時間	発生しない	発生
会場の手配	不要	必要
録画	ツールによっては可能	できない
コミュニケーション	不便さを感じる可能性あり ※ただし慣れれば問題なし	とりやすい
スキル	面接スキルに加えて ツールの操作を学ぶ必要あり	面接スキルのみ

上記比較からもわかるように、オフライン面接とWeb面接とで比較した場合、Web面接の方が参加ハードルが低いと考えられます。

面接可能な対象も、オフライン面接は原則近隣に住む求職者のみなのに対し、Web面接の場合は、求職者が全国どこに住んでいても面接の実施が可能です。

コミュニケーション、スキル面についてはWeb面接Web面接導入時は求職者も企業側も不慣れなケースも多かったですが、オンラインツールが普及した今となっては特に問題ないケースがほとんどです。

最初から最後までWeb面接で完結することに抵抗がある場合でも、まずは間口を広げてWeb面接を実施して採用ターゲットとなる人材との接触数を増やし、その中で実際に採用したいと思えた人材には最終段階でオフライン面接を実施するなどすれば、交通費・移動時間・会場確保などといった余計な工数を削減することができます。

Web面接の導入に躊躇している企業は、ぜひ導入に踏み切ってみてはいかがでしょうか。

Web面接が導入された背景

Web面接の導入が進んだ背景には、政府の働き方改革によるテレワークの普及や、新型コロナウイルスの感染リスク対策などが挙げられます。

社会のデジタル化が急速に進み、企業の採用活動においても非対面でのオンライン化が一般的となりました。

採用過程の一つである面接においても、Web面接を導入する企業が増えています。

また、近年売り手市場の採用現場では人材確保のため、求職者が企業に合わせるのではなく、企業が求職者に合わせる必要性が迫られています。

転職サービス「doda」がおこなった求人案件の集計によると、2021年7月に「Web面接可」とする求人案件は63.8％を占め、多くの企業が採用活動にWeb面接を取り入れているのがわかります。

求職者に対する「Web面接に対するイメージのアンケート調査」では、「面接形式を選べるとしたら、対面とWeb面接、どちらを希望しますか？」という問いに対し、「どちらでもよい」が40.4％と一番多い結果となりました。

求職者もWeb面接に対する抵抗感がさほどなくなってきていることが、この結果からうかがえます。

参照：転職サービスdoda「面接はオンラインより対面のほうが有利？メリット・デメリットは？Web面接の実態調査」

Web面接を導入するメリット

Web面接のメリットはインターネット経由で遠隔で面接することが可能なことです。

近年では新型コロナウィルスの感染症対策としても有効な施策とされていますが、Web面接はその他にもたくさんのメリットがあります。

応募者の絶対数を上げ、優秀な人材に出会える確率が高くなる

インターネットがつながっていれば、求職者は全国各地のみならず世界中どこにいてもWeb面接を受けられます。

求職者にとって1日に複数回面接を受けることは、移動をともなう対面での面接では難しかったことですが、Web面接では時間が被らなければ可能です。

これまでの対面面接でありがちだった、スケジュール調整や移動がハードルとなり、「求人内容に興味がありつつも面接を辞退せざる得ない」という応募者の都合による機会損失を減らすことができます。

これは求職者にとっての利便性が高いだけでなく、企業側にとってもWeb面接導入で求人の間口が広がり、優秀な人材を発掘できる確率が高くなります。

選考辞退防止につながる

近年の採用現場では、応募者が面接前に選考を辞退するケースも多く散見されます。求職者は応募後も選考に進むかの判断をしている場合が多いです。

Web上の就職口コミサイトなどの二次情報や、企業から届く定型化されたメールなどの内容から少しでも自分に合わないと思うと、面接を受けることなく選考を辞退します。

企業は面接前の選考辞退の防止策として、日程調整のしやすいWeb面接を早期に設定するとよいでしょう。

応募者と早く接触する機会を設けることで、応募者からの質問に直接答えられる他、応募者が抱える不安を解消することも可能になります。

また、Web面接を複数回に分けることで面接の精度が向上し、最終選考前に応募者と企業側のミスマッチを解消することにもつながります。

採用を効率化し、コストを削減できる

Web面接では、採用側のコストを大幅に減らすことができます。

場所を問わずに面接できるので、これまでの対面面接で時間を要していた面接会場の設営や、人事担当者の面接会場への移動、応募者への事務的な対応が軽減されます。

一つひとつは小さなことですが、時間を有効に使うことは採用活動の効率化や現場の採用コスト削減につながるため、企業側には大きなメリットです。

面接の改善、面接官の育成につながる

オフラインの面接では面接のやりとりを録画することはできませんが、録画機能のあるツールを使用してWeb面接をおこなえば、面接のやりとりをあとから確認し、客観的に振り返ることができます。

面接官自身が確認できることはもちろんですが、面接官同士で動画を共有することもできるので、お互いにアドバイスし合うことができ、面接官のスキル向上につながります。

Web面接はオフラインの面接と比べてコミュニケーションの難易度が高く、苦手意識を持っている社員も多いでしょう。

Web面接の上手な社員はどのように面接を進めているのかを社内で共有することで、Web面接に対する苦手意識の払拭やスキル向上が見込めます。

Web面接を導入するデメリット・注意点

多数のメリットがあるWeb面接ですが、中にはデメリットもあります。ここからは、Web面接導入によるデメリットを紹介していきます。

予期せぬ通信トラブルが起こる可能性がある

Web面接では、インターネット上の通信トラブルやパソコンの不具合などイレギュラーなトラブルが起こり得ます。

近年ではオンラインコミュニケーションの需要が高まり、オンラインミーティングのツールも精度が増していますが、トラブルがゼロであるとは言い切れません。

特に回線自体に問題がある場合には、Web面接自体が実行不可となり後日にリスケジュールする場合もあるでしょう。

企業側はWeb面接を導入する際に、面接担当者が接続の不具合や画像、音声などのオンライン上のトラブルにある程度対応できるよう、想定されるトラブルに対し研修体制を整えておく必要があります。

オンライン特有のコミュニケーションを意識する必要がある

Web面接に不慣れな場合、応募者との適切なコミュニケーションが難しい場合があります。

声が聞き取りにくかったり、相手からの返事に少し間があったりなど、会話のテンポが対面コミュニケーションとは異なる点はオンライン特有の注意点です。

相手が実際とは異なる受け取り方をしてしまう可能性もあります。そのため、「話は簡潔にまとめる」「話し終えた後に『以上です』と伝える」など、オンライン上でのスムーズなコミュニケーションを図るよう意識しながら進行しましょう。

コミュニケーションエラーによる誤解を生まないよう、Web面接では対面の面接の場合よりも慎重に、かつ丁寧なコミュニケーションを心がけるべきです。

職場の雰囲気や環境が伝わりにくい

Web面接では、応募者が企業に来社して対面でおこなう面接と比較し、職場の雰囲気や環境を伝えづらい点をデメリットと感じることがあるかもしれません。

一緒に働く同僚との相性をWeb面接では判断しにくい場合もあるようです。

特に、これまで対面での面接が主流だった企業の上層部との最終面接をWeb面接で実施する場合、こうした雰囲気が伝えにくいことを理由に対面での面接を重視する人もいます。

しかし、Web面接であっても表情や声などから伝えられることはあるため、職場の雰囲気や環境をできる限り伝えられるよう、伝え方を工夫しましょう。

Web面接開始前日までの事前準備

Web面接は事前準備が大切です。まずは、面接日前日までにおこなうべき準備を確認していきましょう。

（１）インターネット環境や使用するツール

Web面接をスムーズに実施するために、最も重要なのが通信環境です。事前に回線速度を確認し、安定した環境でおこなえるようにしましょう。

途中で回線が途切れてしまうような不安定な環境は、音声が聞こえにくかったり、画像がフリーズしたりするなどのトラブルが生じる原因になります。

また、Web面接で使用するツールによって、必要なパソコンのスペックは異なります。当日使用するツールが、パソコンの性能に適しているかの確認も必ずおこないましょう。

（２）使用する機器

マイクは、パソコンの内部マイクではなく、外部マイクの使用がおすすめです。なぜなら、内部マイクは音質が悪く、応募者側が聞き取りづらいなどのトラブルが発生しやすいからです。

外部マイクを使用する場合であっても「相手にどのように聞こえているか」を事前リハーサルで入念にチェックしましょう。

また、面接官の表情が伝わりやすいように、照明に配慮し「スポットライトを取り入れる」「なるべく明るい場所で実施する」などの工夫も大切です。

面接官の表情がよく分かることで応募者に安心感を与え、会社に対してに好印象を持つきっかけになるでしょう。

（３）面接官同士の打ち合わせ

Web面接に複数の面接官が同席する場合、事前に打ち合わせ時間を設けることも大切です。

具体的には、面接時の役割や質問内容の確認をおこないます。面接時の流れや評価方法のチェックリストを共有しておくと、スムーズに進行しやすくなるでしょう。

可能であれば、同席する社員でシュミレーションをしておくと、本番でのミスやトラブルを回避できます。

応募者側に回答を求める際に「1分程度でお話しください」など、話す時間の目安も事前に決めておくことで、企業側と応募者側のスムーズなコミュニケーションが可能になるでしょう。

（４）応募者へツールの使い方を案内

面接の日程が決まったら、利用するWeb面接ツールの使用方法について案内します。共有する内容は以下の通りです。

ツールの基本的な使用方法は、画像付きで手順が一目でわかるものが望ましいです。早めに資料を送付することで、応募者は余裕を持って準備できます。

また、当日使用するミーティングルームのURLは、前日や当日の直前にリマインドを送ると面接官や応募者側も慌てることなく対応できるのでおすすめです。

（５）トラブルへの対策

当日使用するツールは、すべての面接官が使いこなせるようにしておくことも大切です。

面接官自身がツールに慣れていないと、会社の印象を下げてしまう原因になりかねません。起こりうるトラブルを把握し、事前に対処方法をテストしておきましょう。

Web面接はインターネットを介しておこなわれるため、途中でトラブルが発生して通信ができなくなるケースが考えられます。いざというときのために、電話番号を交換しすぐに連絡が取れるようにしておきましょう。

Web面接開始直前の事前準備

Web面接開始直前の準備にも配慮が必要です。どのようなことを確認するべきか見ていきましょう。

（１）接続テスト

事前準備の段階で問題なく接続できていても、当日にうまく接続できないケースもあります。このため、必ず接続テストはおこないましょう。具体的には、以下の内容を確認します。

（２）面接会場の環境整備

Web面接当日は、外部の音に注意しておくことも大切です。

Web面接に対応する部屋が個室であっても、外部からの音が大きいとマイクが拾ってしまい、応募者側に面接官の声が聞こえにくくなってしまいます。

このため、オフィスの話し声や工事の音に注意しましょう。また、面接官がメモを取るためにパソコンを使用する場合、タッチ音が相手に大きく響いてしまうこともあります。

マイクから離れた位置でキーボードを打つなど、コミュニケーションの妨げにならないよう対策をおこないましょう。

（３）映像・カメラ映りの確認

Web面接の時間を活用して会社の雰囲気が伝わるように、プロモーション動画を用意している企業もあります。

オフィスで働く社員などを撮影し応募者に紹介することで、社内の様子や雰囲気を具体的に伝えることができます。応募者が入社に踏み切るきっかけとしても有効です。

しかし、せっかく動画を用意しても、Web面接当日にうまく流れないなどのトラブルが生じると台無しです。開始直前に、映像とその音声が問題なく流れるか確認しましょう。

また、自身のカメラ映りも確認し、身だしなみで悪印象を与えることのないように配慮しましょう。背景が汚いのはもってものかです。不要なものが映り込んでいないかもあわせて確認しましょう。

Web面接で企業側が気を付けたいこと

Web面接は、インターネットを介してのコミュニケーションとなるため、オンラインならではの配慮が必要です。

ここでは、スムーズなコミュニケーションを図るために企業側が気を付けたいことをご紹介します。

面接開始前に待機する

面接官は、Web面接開始前に待機しましょう。応募者よりも遅れて入室すると、応募者側は接続方法や面接日程を間違えてしまったのではと不安になる恐れがあります。

応募者側がリラックスして面接に臨めるよう早めの入室を心がけ、スムーズに面接が開始できるようにしましょう。

応募者の様子を確認しながら進行する

Webツールを介したやり取りは、対面で話すよりもきちんと意思疎通ができているか配慮が必要です。

面接を開始する前に、ツールは問題なく作動しているか、こちらの声はクリアに聞こえているかの確認をしましょう。

不明点があるときにはリアクションボタンで意思表示してもらうなど、うまくコミュニケーションを図れる工夫をすることが大切です。

応募者側の不安そうな表情を読み取った場合は、その都度声がけをしていきましょう。

カメラを見て話す

Web面接の場合、面接官が画面上の応募者の顔を見て話すと、相手側には目が合わないと感じるケースがあります。目が合わないと、自分の話が伝わっていないのではないかと不安な印象を与えてしまいます。

質問するときは基本的にカメラを見ながら話し、必要に応じて応募者の表情を確認するようにしましょう。応募者が話しているときは、あいづちやリアクションを大きめにとると、相手は話しやすくなるためおすすめです。

タイムラグに注意する

Web面接では、会話中にタイムラグが発生することにも注意が必要です。普段よりもゆっくり大きな声で話すとともに、応募者側の言葉をさえぎらないようにしましょう。

質問の最後に「お答えください」と付け加えると、応募者側が質問に答えてよいタイミングが分かり、会話がスムーズになります。

万が一、音声が途切れたり、聞き取りにくかったりする場合は「すみません、こちらには少々声が聞き取りにくい状況です。こちらの声は聞こえているでしょうか」などと確認し、話の内容を理解してから進めていきましょう。

退出時まで配慮する

Web面接終了後は、企業側から速やかに退出しましょう。応募者側からすると、自分から退出するのは失礼に当たるのではないかと思い、退出しにくいケースが考えられます。

退出する際は「本日はありがとうございました。失礼します」と一言添えて退出と、応募者に好印象を与えらるでしょう。

応募者に対して退出を促す場合には、「以上で面接は終了となります。ご退出ください。」などと面接官側から案内すると親切です。

Web面接でよくあるトラブルと対処法

Web面接でよくあるトラブルと対処法をご紹介します。

音声が聞こえない

よくあるトラブルに「音声が聞こえない」「無音で動画が流れていた」といった音声に関するものがあります。

音声が聞こえない原因はいくつか考えられるため、面接中にトラブルが生じた場合は以下の方法を試してみましょう。

映像が映らない

動画の音声は聞こえるが、映像が映らないといったトラブルが生じるケースもあります。場合によっては、音声と映像が両方ともつながらないこともあるでしょう。

基本的な対処法は、音声が聞こえないケースと同じです。

映像がうまく映らないと、そのあとの進行が滞ってしまうことも考えられます。いざというときのために、映らなかった時の代替策の進行も検討しておきましょう。

面接時に映像を見ることができなかった場合には後日動画のURLを応募者に共有するなど、臨機応変に対応しましょう。

ツールの接続ができない

通信環境やデバイスに問題がないにもかかわらず、準備しておいたWeb面接ツールが接続できないこともあるでしょう。

実際に、応募者から「URLに入れません」と問合せがあり、対応に追われるケースがあります。

接続できないときの対処法としては、Web面接用とは別のツールを準備しておくのがおすすめです。

ZoomやGoogle Meetであれば普及率が高く、操作方法に慣れている応募者が多いため、代替手段として活用できるでしょう。

応募者側がトラブルに対処できない

企業側に問題が無くても、応募者がWeb面接に慣れておらず、ツールの操作方法やトラブル時の対処方法を理解していないケースもあります。

トラブルが生じると面接時間が短縮されてしまうことや、他の応募者に迷惑をかけてしまうことなどが考えられます。

応募者側にトラブルが発生したときの対処法として、企業側が利用するWeb面接ツールのトラブルチェックシートを作成し事前に配布しておくのがおすすめです。

パソコンの設定方法や通信環境、面接ツールの操作方法についてのチェックシートがあれば、いざというときも応募者自身で対処しトラブルを最低限に抑えられるでしょう。

Web面接参加者の声

実際にWeb面接を経験したことがある求職者を対象にした「WEB面接のメリット・デメリットに関する意識調査」（株式会社ビズヒッツ）によると、Web面接参加者が感じるメリットで最も多い回答を得たのが「交通費の節約」です。

続いて「会社まで行かなくていい」「緊張しにくい」「移動時間がかからない」との回答が挙げられ、移動がなくなることにともなう「時間・お金・手間」に関するメリットが多いという結果でした。

「遠方の会社を受けやすい」「いくつも会社を受けられる」といった求職活動に対するメリットの回答も多く見受けられます。

一方、Web面接のデメリットとして回答が最も多かったのが、「通信・機材トラブルの可能性がある」で、「社風がわかりにくい」「表情・反応がわかりにくい」「スムーズな会話が難しい」などが続いています。

アンケート調査の回答からは、Web面接導入により企業側が感じるメリット・デメリットとほぼ同様の内容を求職者側も感じていることがわかります。

また、「WEB面接と対面面接のどちらがいいですか？」という質問に対しては、回答がちょうど半分に分かれる結果となっています。

このことから企業側は、採用活動をおこなう際に選択肢として「Web面接可」と設けることで、Web面接にメリットを感じる層からの応募を獲得できることになるでしょう。
（参考：株式会社ビズヒッツ「WEB面接のメリット・デメリット・準備したこと」）

まとめ

これまでおこなわれてきた対面面接だけでなく「Web面接」という選択肢が増えたことは、企業側・求職者側の双方にメリットをもたらしています。

一方で、面接担当者はオンラインコミュニケーションならではの配慮も取り入れる必要があります。

今回の記事を参考に想定されるデメリットへの対策をたて、オンラインの利点を生かしたWeb面接の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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