新入社員育成

新入社員の教育担当に必要なことは?やってはいけないことや、手順を紹介

新入社員の教育担当に必要なことは?やってはいけないことや、手順を紹介

新入社員の受入時には、新たに教育計画を立てる企業や教育計画を見直したいと考える企業も多いのではないでしょうか。

教育計画を立てる際、「新入社員の教育計画をどのように立てたらよいかわからない」「教育計画を立てることによって得られる効果を知りたい」と感じている人事担当者や育成担当者もいるでしょう。

今回は、新入社員の教育計画を立てる手順や得られる効果、立て方のポイントなどを紹介します。

目次

新入社員の教育計画を立てる目的と得られる効果

新たに企業に加わる社員に対し、経営理念や事業内容から、ビジネスマナー、コミュニケーション力までさまざまな項目を身につけてほしいと望む企業は多いです。

教育計画を立てる目的は、企業側が育成したい項目を、効率的かつ効果的に学んでいけるようなプログラムを作ることといえます。

教育計画を立てることで、目指すべき人材像が具体化されるため、新入社員のモチベーションを高める効果が期待できます。

さらに、計画に対する進捗状況がわかりやすいことから、育成担当者が全体像を把握しやすくなります。

教育方法が明確になることで育成担当者の負担が減り、効率的な教育や生産性向上が可能です。

企業側としても新入社員の育成に注力することは、個人の成長が期待できるだけでなく、いずれはチームや組織を動かす側になる能力が得られるというメリットがあります。

早期育成を促すと同時に、今後に活かせるマネジメント力の醸成にもつながります。

新入社員の教育で周囲が意識すべきこと

新入社員の教育において周囲が意識すべき点を2つ紹介します。

良好な人間関係を築くことを意識する

新入社員の教育を実施する際は、同じ会社で一緒に働く仲間として、良好な人間関係を築くことから始めましょう。

人間関係は、信頼関係の構築や業務を効率よく進めるために重要です。

特に、新入社員の教育係や直属の上司などは、新入社員と関わる機会が多いため、気軽に会話ができるように積極的なコミュニケーションを図りましょう。

職場全体が、新入社員に対して気持ちのよい挨拶をすることから始めるのもおすすめです。

冷静な態度で指導をおこなう

教育時は、ときに厳しく指導しなければならない場合もありますが、一貫した冷静な態度で対応することが重要です。

感情的な態度や起伏が激しい状況は、新入社員の萎縮やモチベーションの低下を招くケースが考えられます。

優しさと厳しさのバランスを意識しながら、常に平常心を保ちサポートしましょう。

新入社員を教育する際の、精神面でのポイント

新入社員を教育する際、精神面で配慮したいポイントは以下の4つです。

新入社員の個性を尊重する

新入社員の個性はそれぞれ異なるため、その個性を理解し尊重することが重要となります。

新入社員から直接感じ取れる「性格」や「その人らしさ」に向き合い、個性に重きを置いた対応を心がけましょう。

個性に応じて臨機応変に対応することで、新入社員教育のスムーズな進行が期待できます。

積極的に交流し、信頼関係を築く

新入社員は、仕事を覚えるだけでなく職場に一日でも早く慣れることも大切になるため、積極的な交流を通して信頼関係を築きましょう。

新入社員の中には、初めての環境で不安な気持ちを抱えている人もいます。

そのため、教育係がその気持ちに寄り添い、適切な雑談などを通して交流を図ることで安心感を得られ、信頼関係構築にもつながるでしょう。

失敗するのが当たり前

社会人になったばかりの新入社員に失敗はつきものです。一度の失敗で「指導方法がよくなかったからだ」と自分を責める必要はありません。

また、一方的に失敗した新入社員を𠮟責するのも良くありません。何が分からなかったのか具体的に確認し、失敗を減らせる工夫を心がけましょう。

自身の仕事を見直すきっかけにする

教育係を負担に感じる方もいるかもしれません。しかし、普段自分がおこなう業務を分かりやすく伝える必要があるため、自身の仕事を見直す機会として捉えることもできます。

新入社員ならではの斬新なアイデアや視点を変えた見方によって、業務を客観的に受け止めることができ、業務の効率化やモチベーションアップを図れる可能性もあるでしょう。

新入社員を教育する際の、スキル面でのポイント

新入社員を教育する際、スキル面で配慮したいポイントは以下の4つです。

具体的に分かりやすく説明する

新入社員は、任された業務について何も分からない状況からスタートします。そのため、やるべきことを一から分かりやすく説明することが大切です。

「これ」や「あれ」といった曖昧な伝え方では、相手に何のことを示しているのか分かりにくいため、具体的かつシンプルな説明を心がけましょう。

新入社員の頭で考える機会を作る

一から分かりやすく教えると言っても、新入社員の頭で考えて自ら行動に移す機会も作りましょう。教えられた基礎に基づき自ら考えることで、業務の進め方などが身に付くことは多いです。

新入社員が失敗したときには、失敗の理由を自らで考えて改善できる環境を整えましょう。次のアクションにつなげられるような指導を意識することで、新入社員の主体的な行動につながります。

質問と回答で業務に対する理解度を把握する

業務に対する理解度を把握するためには、質問と回答を繰り返すことが有効です。

教育係が意識的にさまざまな質問をすることで、新入社員は何が理解できていて何が不十分なのかが分かります。

回答の内容に応じた指導内容の調整ができれば、業務に対する習熟度も高まるでしょう。

社内で良好な人間関係を築けるようサポートする

新入社員が社内で良好な人間関係を構築できるようサポートすることも、教育係の任務と言えます。

教育係が信頼する上司や同僚に新入社員を紹介することで、部署内外での良好な関係性の構築につながるでしょう。

また、社内での関係性が広がることで、多様な価値観に触れることができ、モチベーションの向上やスキルアップの意欲向上も期待できます。

新入社員を教育する際の6つのステップ

新入社員を教育する際のステップを6つにわけて解説します。

仕事の理由や目的を説明する

具体的な業務内容の指導に入る前に、何のために必要な仕事なのか、理由や目的の説明からスタートしましょう。

理由や目的が分からないままだと、ただ作業をこなすだけになってしまいます。自身がおこなう業務の必要性を理解することで、やりがいや意欲につながります。

具体的な手順や方法を紹介する

業務内容の説明をするときは、具体的な手順や方法を示すことが大切です。その際、注意点も添えると説明が二度手間にならず、効率的に指導ができます。

また、教育係にとって当たり前のことでも、新入社員には理解できないケースもあります。分からないことが出てきたら、都度声をかけるように促し、正しく理解できているのか把握しながら進めます。

実演してみせる

言葉での説明だけでは理解が難しいため、実際の業務内容を見せることも取り入れましょう。

このとき、全体像を説明し、細かな部分は実演を見せるといったサイクルを踏むことで、新入社員は業務内容のイメージが掴みやすくなります。

実際に仕事を経験してもらう

実演後、新入社員自身に仕事を経験してもらいます。経験してもらう際は、一連の流れを新入社員の力だけで成し遂げられるようサポートすることが大切です。

失敗すると分かっていても声がけなどは最低限にして、見守る姿勢を貫きましょう。

説明を聞き実演を見て理解したつもりになっても、実際にやってみることで不明点などに気付き、理解が深まります。

フィードバックをおこなう

一連の業務を経験させたあとは、フィードバックの時間を設けましょう。フィードバックする際は、まず良かった点を具体的に評価します。

良かった点の理由まで添えることで、自信につながり、次の助言も素直に受け止められます。

改善点を伝える際は、失敗の原因や間違った点を明確に示します。その上で、一緒に次につながる一歩を検討していけると、失敗も前向きに捉えることができます。

復習する時間を作る

復習する時間の確保も大切です。

新入社員は一度の経験やフィードバックですべてを習得することは困難です。意識的に復習するタイミングを設け、着実に業務が身に付くよう後押しをしましょう。

このとき、少しでも改善が見られたら、積極的に評価しモチベーションを維持して取り組めるようにサポートすると効果的です。

新入社員の教育計画時に最低限抑えておきたい手順

新入社員の教育計画を立てる際はいくつかの手順を踏み進めていきましょう。

ここでは教育計画の作成手順の中でも、最低限抑えておくべきものを3つに絞って紹介します。

教育計画時に最低限抑えておきたい手順
  1. 目標の明確化
  2. 習得すべきスキルと時期の決定
  3. 指導内容の考案

手順(1)目標の明確化

新入社員の目指すべき姿を決める際、目標を立てる上で重要なのは経営理念との整合性といえます。

経営環境によって経営や人事の戦略が変化するため、経営戦略をもとに「求める人物像」を明らかにしていくとよいでしょう。

また、一人ひとりに対して目標を明確化することも大切です。

潜在的に持つ能力や学んできたスキルもそれぞれ違うため、新入社員1人ずつに「どのような役割を期待するのか」を伝えられるよう準備しておくと、より目標に向かって取り組みやすくなります。

手順(2)習得すべきスキルと時期の決定

教育計画において目標を設定する際は、入社前や入社後数ヵ月、現場着任後など段階に分けて目標を立てると、より明確で達成しやすくなります。

段階別に習得してほしいスキルや時期、それに対する目標や手段、フォローの仕方などを決めていきましょう。

手順(3)指導内容の考案

指導内容を考える際は、新入社員に共通する問題を洗い出し、まずフォローや評価をパターン化することが大切です。

教育手段として集合研修やe-ラーニング、OJTトレーナー制度を導入するなど、スキルの特徴に沿ったカリキュラムの設計が重要だといえます。

新入社員の教育計画を作成するポイント

これから新入社員の教育計画を立てる企業に向けて、作成のポイントをカケハシ スカイソリューションズで実際にさまざまな研修を立案・提供している研修開発者に聞いてみました。

K.Y
K.Y
(株)カケハシ スカイソリューションズ
教育研修事業部マネジャー
研修コンテンツ開発者

人材育成に関する自社の課題を把握するには?

自社の課題を把握するには、課題の本質の部分を具体化していくとよいと思います。

たとえば「離職率が高い」という課題があった場合に、「その課題の後ろでは何が起きているのか」を紐解いていくことで、育成が組織として機能していないなどといった課題が見えてくるかもしれません。

課題の本質を言語化、明確化していくことが重要です。そのため、課題となりやすい点は企業によって大きく異なるといえますね。

課題点が企業ごとに異なるということは、社内で完結するのは非常に難しいともいえます。

そのような場合は、外部に依頼してみると客観的な視点から課題が見つけられます。

弊社のように採用から人材育成までも一貫して行っているところでは、新入社員の特性や組織体を理解しながら教育計画を立てられることが強みですね。

集合研修やOJT、自己啓発など、それぞれ期待できる育成効果は?

自己啓発は、新入社員が「自分にとって必要だと思ってはじめて自ら動き出す」もので、そのスイッチを入れる役割が「研修」や「OJT」です。

この2つはマストな両輪といえますね。

研修の目的は「行動変容につなげる」ことであり、行動が変わらないのであれば行う意味がなくなってしまいます。

研修を通して「問われて自分の頭で考える」、さらにOJTで「自ら発信していく」と気づきが得られ、行動が変わるポイントとなります。

一方で専門職の場合は、研修で「一歩を踏み出すきっかけ作り」はできても、専門的なことは現場での積み重ねが必要です。

専門性の高いスキルの習得については、現場で進めていくことが重要となります。

一歩踏み出すまでを全体向けの研修でサポートし、その後はOJTなど職場ごとにフォローしていくことが望ましいですね。

新入社員の成長を促す、効果的なOJT教育のやり方6ステップOJT教育を導入するにあたり、「進め方がわからない」「効果的なやり方を知りたい」と感じている人事担当者もいるのではないでしょうか。 ...

新入社員の教育担当者によくある悩み

新入社員の教育担当者によくあるお悩みを4つピックアップしてご紹介します

自分の仕事をする時間が減る

新入社員は、社会人になって初めて業務に携わることが多いため、どうしても指導に時間と手間を要します。

その結果、教育に時間がとられてしまい、自分がこなすべき業務に十分な時間が確保できず悩むケースがあります。

コミュニケーションが上手くいかない

新入社員との相性が合わないと感じると、コミュニケーションが上手く取れず悩むこともあるでしょう。

意思疎通が難しいと感じる場合には、指導そのものがスムーズにいかず、進め方に迷いが生じやすくなります。

スピードが遅い社員の場合、時間が足りない

新入社員によって個性が異なるため、理解や作業のスピードが遅い場合には、当初の予想より時間がかかることも考えられます。

スケジュール通りに指導が進まないと、教育時間が足りず不安に感じることもあるでしょう。

指導内容が多い

新入社員のスキルによっては、社会人としての言葉遣いや客先へ対する態度など、ビジネスマナーを一から教え込まなければならないケースもあります。

通常の業務内容以外にも、指導すべき内容が多すぎると、教育係の負担が大きくモチベーションの低下を招くことも考えられるでしょう。

新入社員の教育担当の悩みを解決する方法

上記であげたような教育担当の悩みを解決するにはどうすればいいのでしょうか?解決策を5つご紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。

常に見守る必要はない

教育係は、新入社員に業務を指導する役割はありますが、常に見守る必要はありません。

業務の手順を伝え、一通りの流れを理解できているようであれば、実務をおこなう際は本人に任せてよいでしょう。

自身の業務に入る際は、困ったときには声をかけてもらうなど、サポートする姿勢を示しておくと新入社員も安心して取り組めます。

マニュアルを渡しておく

新入社員に業務の流れを書いたマニュアルを渡すのも有効です。教育係から教えてもらった内容で分からない部分が出てきた際も、マニュアルがあればいつでも確認できます。

教育係に対する質問もどうしても分からなかったところだけとなるため、教育係は自身の業務に集中しやすくなります。

周囲にアドバイスを求める

教育係だからといって、新入社員に関わることを一人ですべて担う必要はありません。新入社員との関わり方や指導の進め方に悩んだ際は、周囲にアドバイスを求めましょう。

アドバイスする側も状況に応じた助言がしやすくなるように、日頃から周囲に指導の様子を共有しておくこともおすすめです。

教育担当以外とも話せる席の配置にする

新入社員とのコミュニケーションに悩んだ際には、教育係以外と話せるように席の配置を工夫することも効果的です。

新入社員が複数の社員と関わる体制ができれば、言葉遣いや業務に対する姿勢など、実務に関係ないスキルは他の社員にサポートを依頼することができます。

他の社員との関係性構築にも役立ち、教育係の負担分散にもつながります。

教育担当にも研修が必要

教育係を対象とした研修の実施は、指導力の向上だけでなく、有能な新入社員を育てる上でも効果的です。

研修で得た適切なスキルは、新入社員への指導に加え、中堅社員として若手を引っ張っていく立場になったときにも役立てることができます。

また、新入社員を受け入れる部署の上司に対しても、受け入れ体制構築に向けた説明会を実施するのがおすすめです。

指導係任せにならない教育体制が整い、新入社員の指導がスムーズに進むでしょう。

新入社員の教育計画を立てる時に役立つツール3選

実際に教育計画を立てる際、イメージしているものを計画に落とし込むことは難しく、参考となるものがないという企業もあるかもしれません。

厚生労働省では人材育成で活用できる3つのツールを公開しています。

(1)職業能力評価基準

職業能力評価基準とは、仕事内容を細分化したものであり「知識」や「技術・技能」に加えて「職務遂行能力」を業種別、職種・職務別に整理したものです。

人材のレベルを4段階に分け、それぞれのレベルに応じた基準が設けられているため、新人から管理職までの育成に使用できます。

具体的にどのような行動や能力が備わるとよいのかが明確化されているため、教育計画を作成する際に参考にしてみてください。

(2)キャリアマップ

キャリアマップとは、職業能力評価基準の4つに分けたレベルをもとに、それぞれの職種に沿った標準的なキャリアを示したものです。いわゆる「組織図」にあてはまります。

「キャリアまでのステップ」と「各レベルの習熟目安となる年数」が一目でわかるため、社員の目的意識を高めやすいです。

注意点として、企業規模や業務内容など企業の特性によって内容は異なるため、あくまで参考程度と考える方がよさそうです。

はじめはスタッフとして店舗で働いており、昇格することで本社や本部に上がっていくような業種、事務職や営業職などでは比較的取り入れやすいといえます。

(3)職業能力評価シート

職業能力評価シートとは、職業能力評価基準をもとに「職務遂行のための基準」を簡略化したものであり、人材育成に有効なヒントを得られるチェック形式の評価シートです。

はじめに社員自身が自分の知識やスキルをチェックシートに記入し、その後同シートに上司が評価・コメントをする仕組みです。

これを活用することで、「自分または部下の能力レベル」や「次のレベルに上がるために不足しているもの」が具体的に把握できます。

新入社員の教育計画を作成する際の注意点

新入社員の教育計画を作成する際に注意すべき4つのポイントをまとめます。

  1. 新入社員の「目指す姿」を明確化する
  2. 新入社員の意向を汲み取る
  3. 研修ごとに育成目標を立て、必要な要素を把握する
  4. 教育計画のPDCAを回す

(1)新入社員の「目指す姿」を明確化する

新入社員の目指す姿が曖昧なまま教育計画を立てないように注意しましょう。

これからどのような社員に育てていきたいのか、目指す姿が明らかになることで、指導・育成の方針を定めやすくなります。

このときポイントとなるのは、「いつまでにその姿を目指すのか」と行き先を示すことです。

具体的に時期を提示することで、目標に向かいやすくなります。自社が社員に求めていること、例えば即戦力を期待するのか、5年後のリーダーシップを期待するのかによって、新入社員の育成内容も変わります。

また、教育計画は組織内の職能資格(等級)制度や人事評価(考課)制度との整合も不可欠なため乖離のないようにしましょう。

(2)新入社員の意向を汲み取る

教育計画は、企業の意向や育成担当者のやりやすさを含んで作りがちな点に注意が必要です。

企業側の都合ではなく、新入社員の意向を汲み取り、反映させた教育計画を作るよう注意しましょう。

育成担当者が新入社員の意向を把握しておくことで、「フィードバックがしやすい」「伝えるべきポイントが絞りやすい」といった効果が得られます。

新入社員の考えを知るきっかけになるだけでなく、「自分の話を聞いてくれる」という安心感から企業や上司に対する信頼感にもつながるため、成長を加速することも期待できます。

(3)研修ごとに育成目標を立て、必要な要素を把握する

育成目標や目指す姿は全体像だけで終わらせず、研修過程やそれぞれのフェーズにおける育成目標も立てるよう注意しましょう。

企業によってそれぞれですが、新入社員研修のタイミングには「入社前(内定者)研修」「導入研修」「フォローアップ研修」「現場配属(OJT)」などがあります。

段階的な育成目標を設定することで新入社員も明確な意思を持って研修に参加し、日々の業務に取り組めるようになります。

また、研修ごとの目標に到達するために必要な要素をおさえましょう。

例えば、入社後3カ月までに書類作成の基本を習得するという目標を定めるのであれば、初期の研修では書類作成に必要なスキルを身につける研修を重点的に実施します。

あらかじめ目標到達に必要な要素を書き出しておくことで、教育内容が絞り込まれ、育成者も指導しやすくなります。

(4)教育計画のPDCAを回す

育成期間中は研修をやりっぱなしにせず、振り返りから課題と改善策を見出し教育計画自体のPDCAを回しましょう。

教育計画通りに研修を実施しても、新入社員が期待通りに育つとは限りません。育成目標と現状のギャップや能力開発における課題を把握し、対処するための仕組みを見直し改善していくことが大切です。

例えば自社での研修を実施し、効果が感じられないようであれば外部の専門機関による講習を導入する選択肢もあります。

教育計画で立てた研修・教育手段はひとつではないため、より効果的な方法で実践していくべきです。

まとめ

新入社員の教育計画を立てることで、新入社員の知識やスキルの習得だけでなく、早期育成の助長や今後に活かせるマネジメント力の醸成につながります。

教育計画を立てる際は、具体的な期限と新入社員の意向を織り交ぜることが、新入社員と育成担当者の両者がより目標達成に向かうポイントです。

この2つを念頭に置いた上で、手順やツールを参考にしながら教育計画を立ててみてはいかがでしょうか。

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知恵袋編集部
「人と組織の成長を加速する」というミッションのもと、採用、育成、定着を支援する様々なソリューションをワンストップで提供するカケハシ スカイソリューションズならではの知見をお伝えすることを目的として記事を執筆・編集。社員研修の知恵袋では、人事担当向けに、社員教育全般に役立つノウハウを幅広く取り扱っています。
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