いいと思った学生に限って最終選考まで進んでくれない！
こういったお悩みをよく耳にします。次の選考に進んでほしい学生に辞退されてしまうのは悲しいことですよね。
今回の記事では、そんな悩める採用担当者のために、選考辞退の本当の理由を明らかにするとともに、選考辞退メールへの適切・不適切な対応についても解説していきます。
この記事を読めば、なぜ選考を辞退されてしまうのか…どうすればいいのか…というモヤモヤを、解き明かすヒントが得られるはずです。
目次
選考辞退が起きる割合はどれくらい？
学生が選考を辞退する理由。
それはずばり「選考に進む中で志望度が上がらなかったから」だと言えます。
他社の志望度が上がって相対的に下がることもありますが、それは自社に要因はありませんよね。
今回は自社の志望度が上がらなかった、または下がってしまった、といった、自社に要因がある観点で見ていきたいと思います。
面接の重要性やいかに？！
そもそも、選考の中で学生の志望度は変化するのか？と思われる方もいらっしゃるでしょう。
マイナビの「学生モニター調査（2018年7月実施：19卒）」によると、入社を予定している企業と初めて接触する前の時点で、その企業が第一志望だった学生は3割、第三志望にさえ入っていなかったと答えた学生が4割弱。
7割ほどの学生は、はじめは第一志望ではなかった企業に入社を決意していることがわかります。
ここで気になるのが学生の志望度が変化するタイミング。みなさん、気になりますよね。
同じくマイナビの「学生モニター調査(2018年7月実施：19卒)」によると、入社予定先企業に入社したいと最初に強く思ったタイミングとして最も割合が高かったのは「1次面接～最終前面接受験時(21.7%)」です。
2位のインターンシップ参加時(16.4%)を大きく上回っています。
インターンシップ参加時でも、企業について知れる説明会時、気持ちが高まる内定告知時でもなく、面接時に入社意欲が高まるということに、意外だと思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
良くも悪くも、面接が学生の志望度に大きく影響するのです。
選考を辞退するのは、もちろん貴社が第一志望ではない学生です。
面接を通して何か志望度を下げてしまうようなことがあれば、学生は離れていきます。
面接を受けても入社したいという思いが芽生えなければ、途中で辞退してしまうのです。
面接や選考でいかに学生の心をつかむかが、学生の志望度を上げるカギを握っていると言えます。
選考辞退メールが届いた場合の適切な対処法
応募者から選考辞退のメールが届いた場合でも、企業は必ず返信しなければなりません。
その際の適切な対処法について、受諾する場合と引き止める場合のポイントを以下で説明します。
受諾する場合
まずは選考辞退を受諾する場合のポイントを確認しましょう。
了承の旨を本文に簡潔に記載する
挨拶文のあとに、選考辞退の申し出を了承した旨を本文に記載します。
「面接を辞退されるとのこと、誠に残念ですが承知いたしました。」と簡潔に記載し、応募してくれたことに対するお礼も一緒に伝えましょう。
相手が誤解しないよう、用件を簡潔に伝えるのがビジネスメールの基本です。
書き終えた文は、必ず最後に読み返して確認してください。
選考時に使用した書類の取り扱いを記載する
選考辞退のメールには、履歴書や職務経歴書など、選考時に使用した書類の取り扱いについても記載が必要です。
一般的に、選考書類は企業側が処分するか応募者に返却します。
メールには、「お預かりしていた書類は、弊社にて責任を持って破棄いたします。何卒ご了承ください。」などと記載しましょう。
個人情報の取り扱いがしっかりできている企業だと、相手に印象付けられます。
早めに返信する
選考辞退メールには、速やかに返信するのがポイントです。
遅くとも翌営業日中には返信しましょう。
応募者は、返信が来ないと選考辞退の申し出が受諾されたかどうかがわからず、不安になるだけでなく企業に対して不信感を抱くケースもあります。
その後、応募者とは顧客や取引先として関わる可能性もあるかもしれません。
自社のイメージに影響するようなことは避けましょう。
引き止める場合
次に応募者を引き止めたい場合のポイントを確認しましょう。
辞退の理由を教えてもらえるようにお願いする
選考辞退を引き止めたい場合や、今後の採用活動の参考にしたい場合、辞退の理由を教えてもらうようお願いするのも選択肢の一つです。
「差し支えなければ、辞退を希望される理由についてお伺いできますでしょうか」と返信を促す形で質問します。
相手が答えやすいように、「何のために辞退理由を知りたいのか」を明確に伝えるのもおすすめです。
ただし、返信を強制するような文章にならないように気をつけましょう。
面談を提案する
選考辞退のメールを受け取った上で、それでも採用したい場合、面談の提案をする選択肢もあります。
選考辞退の理由によっては企業側が譲歩できるケースもあります。
条件面の不一致や勤務開始時期のずれなどを、面談で再度すり合わせしたいと伝えましょう。
好条件を提示する用意がある旨と、「どうしても自社で働いてほしい」という熱意を込めてメールを送れば、再度検討してもらえる可能性があります。
選考辞退メールの返信をおこなう際の不適切な対応例
反対に、選考辞退メールが届いた際にやってはいけない不適切な対応についてご紹介します。
間違った対応をしてしまうと、応募者が自社に対して悪いイメージや不信感を抱きかねないため注意が必要です。
（１）返信しない
選考辞退のメールに返信しないのは不適切です。
メールへの返信はビジネスマナーの基本です。
企業からの返信がないと、応募者は選考辞退が受諾されたかどうか確認できません。
応募者が、送信先の企業を間違えて送った可能性も考えられます。
その後のトラブル防止のためにも「選考辞退を受諾した」という確認の返信は不可欠です。
（２）しつこく引き止めのメールを送る
採用を辞退した応募者を引き止めようと、しつこくメールを送ることはやめましょう。
面談の提案を断られた、返信がなかったにもかかわらず、何度もメールを送信したり電話したりするのはマナー違反です。
自社のイメージ低下につながるだけでなく、迷惑行為として受け取られてしまうリスクもあるため注意が必要です。
（３）基本的なマナーを守っていない
基本的なビジネスマナーを守っていない返信も、NG対応の一つです。
挨拶がない、長文、用件のわかりにくい文章など、ビジネスマナーの基本ができていないメールは企業の印象を悪くしてしまいます。
今回は応募者とは縁がなかったかもしれませんが、将来的に顧客や取引先、もしくは転職先として関わる可能性を考え、常にフラットで適切な対応を心がけましょう。
（４）電話で連絡する
ビジネスシーンにおいて、メールの返信はメールでするのが基本です。
そのため、選考辞退メールに対して電話で連絡するのはやめましょう。
選考辞退の理由を聞きたい、引き止めたいと、メールではなく電話で話したい人もいるでしょう。
しかし、衝動に駆られて電話をしてしまうと、「基本のマナーができていない非常識な企業だ」と印象が悪くなり、引き止められたかもしれない応募者も逃してしまうリスクがあります。
こうした企業の不適切な対応やNG行為は、口コミサイトやSNSなどの普及によりすぐに拡散されてしまう恐れがあります。
採用担当者は、自身が企業の「顔」であることを常に念頭に置き、対応に当たりましょう。
そもそも選考辞退が起こる理由や原因とは？
選考においては、企業が学生を見るのはもちろんですが、学生も企業を見ています。
選考や面接の場は学生にとって企業を知るチャンスなので、そんなところまで？！というくらいよく見ているものです。
志望度を左右するポイントとしては、大きく以下の5点が挙げられます。
- 人事・面接官の態度が悪かった
- 会社の雰囲気がよくなかった
- 事業・仕事内容への理解が深められなかった
- 他社で内定が決まってしまった
- 選考スケジュールが合わなかった
（１）人事・面接官の態度が悪かった
まず多いのが、人事や面接官など、関わった社員の言動や振る舞いから、自分とは合わない、ここで働きたくないと思われるケースです。
目を見てくれない、考えを否定される、質問をはぐらかされた、など、ちょっとした言動でイメージは変わってしまうものです。
マイナビの「学生モニター調査(2019年6月実施：20卒)」によると、面接官とのやり取りの中で「ぜひこの企業に入社したい」と思ったことがある学生の割合は67.2%となっています。
理由としては、以下の順に多くなっています。
1位：話をしっかり頷くなどして聞いてくれた
2位：リラックスできる環境を整えてくれた
3位：自分の考えを受け入れてもらったと感じた
学生を見下すような冷たい態度をとることなく、学生の立場を尊重する姿勢が必須条件だと言えます。
（２）会社の雰囲気がよくなかった
人事・面接官以外の社員同士の会話や、すれ違った人の様子などによっても、イメージダウンし、入社意欲が下がることもあります。
どんな雰囲気の会社に入りたいと思っているかは学生によって異なりますが、社員の表情、雰囲気が暗い、挨拶をしても返してくれない、社内が散らかっているなど当たり前のことでマイナスイメージを与えてしまわないよう、意識していくことが大切です。
採用に関わる社員だけでなく、全社員が学生に影響を与える可能性があるということを社内で共有し、どう行動するべきか、社内で統一を図りましょう。
（３）事業・仕事内容への理解が深められなかった
選考の中で、企業のことや仕事内容について理解を深められず、不安、懐疑心を抱いてしまうパターンです。
学生は説明会だけでは企業を十分に理解することができません。面接の機会を活用し、仕事内容や働き方、活躍している社員について知ろうと思って臨んでいます。
こういった学生の状況を理解し、学生の知りたい情報が提供できる、かつ企業の魅力が伝わる面接にすることが重要です。
また、選考回数が少ないと、理解が深められず、具体的に働くイメージができないまま最終選考になり、入社意欲が低い、ということも起こりえます。
選考回数を見直す、リクルーター面談でフォローしてもらうなど、適切な選考フローを組むことが必要です。
（４）他社で内定が決まってしまった
他社で内定が決まった場合も、選考辞退の原因の一つです。
「ほかの企業から内定をもらえた」「第一志望の企業の選考が進み、専念したい」といった理由で、選考を辞退する応募者も少なくありません。
そのため、いかに選考の早い段階で自社の魅力を伝え、惹きつけられるかが選考辞退を防ぐカギとなります。
（５）選考スケジュールが合わなかった
選考スケジュールが合わない場合も、選考辞退を招いてしまいます。
とくに学生は、自社のほかに複数の企業にエントリーしており、スケジュールが埋まっているケースが多いです。
そのため、学生のスケジュールを早めに押さえられるかどうかが、選考辞退防止につながります。
応募受付後、面接や選考スケジュールの連絡を速やかにおこなうことが重要です。
日程調整に時間が必要な場合でも、「◯月◯日までにご連絡いたします」とできるだけ具体的なスケジュール感を伝えましょう。
スピーディーな対応により、応募者の不安や不信感を払拭できるため信頼関係の構築が期待できます。
入社意欲を上げる選考とは
「採用はストーリー」。よく言われることですが、採用説明会、1次選考から最終面接という学生との接触段階において、どのタイミングでどう惹きつけるかが大切です。
学生も複数の企業を見ているので、一気に情報を与えられても理解しきれませんし、印象に残りません。
ターゲット学生と採用コンセプトを念頭に、それぞれの選考段階の目的を明確にし、それを面接で学生に聞くことやこちらから伝えることに落とし込む必要があります。
そうすることで、学生の企業理解が深まり、入社意欲向上につながります。
選考辞退を防ぐ際におすすめの方法
最後に、選考辞退防止に効果的なサービスについてご紹介します。
新卒採用コンサルティングの利用
新卒採用コンサルティングを利用するのも、選考辞退を防ぐのにおすすめの方法です。
新卒採用コンサルティングとは、自社の新卒採用をその道のプロのノウハウによって包括的に支援してもらう外部サービスです。
カケハシスカイでは、これまでのべ12,000社以上の新卒採用を支援を通して培ったノウハウをもとに、採用コンサルティングのサービスを展開しています。
カケハシスカイの新卒採用コンサルティングサービスでは、採用手法の選定はもちろん、選考活動でのオリジナルワーク設計から内定者フォロー、リクルーター研修まで、採用にまつわるすべての支援を提供。
企業の“採用ストーリー”を一貫してデザインし、採用目標の達成はもちろん、辞退防止・定着まで伴走します。
新卒採用代行（RPO）・アウトソーシング
選考辞退防止におすすめの方法として、新卒採用代行（RPO）・アウトソーシングもあります。
新卒採用代行（RPO）・アウトソーシングとは、応募者の管理や面接のスケジュール調整、説明会・インターン運営など、採用業務を一貫してサポートする外部サービスです。
カケハシスカイでは、採用活動の労力削減に加え、学生の心を動かすコミュニケーションで選考辞退を防ぐフォロー体制を整備。
採用担当者が“本来やるべきこと”に集中できる環境を実現します。
おわりに
学生の選考辞退は避けられないものですが、その割合を減らすことはできます。
選考辞退メールを受け取ったときは、基本的なビジネスマナーを守り、丁寧かつスピーディーな対応が求められます。
また、学生の目線に立って、自社の選考辞退理由を整理し、一つずつクリアしていくことも大切です。意識次第ですぐ変えられるところから始めてみるといいかもしれません。
ストーリー設計といった戦略的な部分が適切かどうかわからないという方は、採用のプロの客観的な視点を取り入れてみましょう。
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