採用フローとは、求人情報の公開から入社手続きまでの一連の流れを指します。
採用活動を成功させるには、採用フローによって採用活動を可視化し、課題の改善を図らねばなりません。
しかし、採用フローを体系的にまとめたり、適切に運用したりするには、ある程度の知識と経験が必要です。
そこで今回は、採用フローの設計と運用方法について解説します。
目次
採用フローとは何か？
採用フローとは、企業が人材を採用するまでのプロセスを体系的にまとめたものです。
人材募集から入社までの流れを可視化した採用フローは、採用活動の進捗管理や効率化、候補者フォローの徹底を図る上で必要不可欠です。
採用活動におけるボトルネックの洗い出しや継続的なPDCAの実施においても、採用フローは大きな役割を果たします。
採用活動の各プロセスに必要なリソースと期間を明確化することで、採用コストやリスクを抑制できるため、採用フローは綿密に作成することが重要です。
一般的な採用フロー
一般的な採用フローは、以下のようなチャートで表わされます。
一連のプロセスを経て、いかに採用ペルソナにマッチした人材を抽出できるかが、採用成功のカギとなります。
ただし、採用フローは新卒採用・中途採用や採用部署、採用人数などに応じて修正し、使い分けなければなりません。
採用フローを作成する主なメリット
採用フローの作成によって、以下のようなメリットが期待できます。
- 採用活動における進捗管理の成功
- 採用関係者間の連携促進
- 歩留まりの改善
- 採用チャネルの改善
- 採用にかかるコストと工数の削減
- 採用CX（応募者体験）の向上
- ミスマッチ防止
採用コストや無駄なプロセスを削減できる
採用フローの作成によって、採用活動のムダをカットし、コスト削減を実現できます。
たとえば、採用フローによって課題を可視化し、面接を通過した母集団の質が低いことを見出した場合、評価基準の見直しが必要です。
評価基準を改め選考の精度を高めれば、面接回数を減らすという選択肢も生まれます。
キャリタス就活のリサーチによると25年卒の新卒採用における面接回数は平均2.5回ですが、面接回数の削減によって数万～数百万円規模のコスト削減が実現可能です。
採用フローを採用活動の振り返りに活用すれば、次回の採用活動で採用チャネルの見直しや自動化ツールの導入といった改善策を打ち出せます。
その結果、広告費や人件費のコストカットを実現できるのです。
出典：キャリタス就活「2025年卒内定企業の選考プロセスに関する調査」
候補者の選考辞退を防止できる
多くの候補者は、内定を獲得するまでの期間、将来に対する漠然とした不安や、同期生と比較することによる焦りなど、さまざまな心理的負荷を感じています。
不安やプレッシャーが増幅することが多い待機期間中は、別の企業の内定を承諾したり、選考フローから途中離脱したりする可能性が少なくありません。
しかし、明確な選考フローを提示することにより、先行き不透明な状態に対する候補者の不安を軽減し、途中離脱を防ぐ効果が期待できます。
採用関係者の連携がスムーズになる
採用フローは、採用活動を成功へ導く地図のようなものです。
採用フローを人事担当者だけが手にしていた場合、経営方針や事業計画に変更があっても地図が書き換えられず、誤ったゴールを目指す恐れがあります。
採用フローは各部署の担当者や経営陣も含めて社内関係者全員が共有し、採用活動に対する認識を統一しなければなりません。
社内の連携が取れていれば選考フローにタイムロスが生じにくく、スピード感のある応募者対応によって途中離脱を防止できます。
また、採用フローによって関係者間の意見交換が活発化すれば採用活動の質が向上し、優秀な人材の確保や、入社時のスムーズな受け入れにつながるのです。
新卒採用と中途採用の違い
新卒採用と中途採用では、採用フローに組み込むべきプロセスやスケジュールが異なります。
中途採用の場合は職歴が明らかで、応募者のポテンシャルを推し量る必要がないため、採用プロセスは簡略化される傾向にあります。
また、新卒採用の場合は政府や経団連の要請に沿ったスケジュール設定が求められますが、中途採用は個別最適化したスケジュール設定が可能です。
【新卒採用】の採用フロー
新卒採用における採用フローは、以下の構図が一般的です。
新卒採用は、長期的な育成を前提としており、大量採用をおこなう企業も多いため、採用フローが煩雑化・長期化する傾向にあります。
上記のフローに加えて、適性テストやグループワークなどを取り入れる企業もあります。
STEP1：求人情報の公開と応募受付
募集活動の際は、自社の採用ペルソナに対して訴求力を発揮できるよう、媒体や内容を精査しましょう。
母集団の数を確保するには、認知度の高い求人サイトを活用した情報発信が効果的です。
自社採用サイトは認知拡大の取り組みが必要ですが、自社の魅力を訴求しやすいというメリットがあります。
また、SNS活用はブランディングの手腕が求められるものの、拡散力を期待できるツールです。
求人情報は、「採用ペルソナがどのような情報を求めているのか」を汲み取り、応募者の視点に立って作成します。
複数の採用チャネルを活用し、応募の間口を広げる必要がありますが、管理に混乱が生じる可能性は否めません。
ATS（採用管理システム）によって応募受付や応募者の情報管理を一元化するのも一つの方法です。
STEP2：会社説明会・合同説明会
企業説明会は応募者の意思決定を左右するため、選考フローにおける分岐点です。
企業説明会を通じて自社の魅力や求める人材像を伝え、応募の動機形成を強化しましょう。
個別企業説明会のほかに、合同企業説明会や就活セミナーに出展する企業も少なくありません。
質疑応答やグループディスカッションなど双方向的な対話の場を設ければ、応募者の疑問や不安の解消につながり、志望度のさらなる向上を期待できます。
企業説明会によって企業理解や応募意欲を高めることにより、その後の選考課程がより密度の濃いものとなります。
STEP3：書類選考・筆記試験
新卒採用における書類選考は、ポテンシャルを測るためソフトスキルを中心に評価します。
スムーズな選考には、応募フォームやエントリーシートの規格化と、評価基準の明文化が必要です。
評価項目を明確にし、各項目を数値で評価できるスコアシートを用意すると、評価の属人化を防止できます。
主な評価項目として、「志望動機」「ガクチカ」「論理性」「主体性」「計画力」「企業文化との整合性」などが考えられます。
自社の採用ペルソナがもつ属性を評価項目に設定しましょう。
また、書類選考を補完するため、適性検査ツールを活用する企業も少なくありません。
適性検査には大別して「能力適性検査」と「性格適性検査」があり、応募者の潜在的な能力を可視化できます。
STEP4：面接・グループディスカッション
新卒の採用活動では、一次面接で基本的な適性や人柄を確認した後、二次面接で企業への貢献度やマッチングを見極めるケースが多くなっています。
企業によっては、上層部がおこなう最終面接を加え、3回以上実施するケースもあります。
個人面接や集団面接、グループディスカッションなど、異なる形態の面接を採用フローに組み込むことで、多角的な見極めが可能です。
また、オンライン面接にはコスト削減や候補者の負担減などさまざまなメリットがありますが、候補者の感情を読み取りづらいといったデメリットがあります。
そのため、昨今は相互理解を深めやすい対面面接とオンライン面接を組み合わせた「ハイブリッド型」が主流を占めています。
STEP5：内定通知と条件提示
新卒採用では、内定通知の解禁日が大学4年次の10月1日と定められているため、それ以前に候補者を囲い込むには「内々定通知」という形で採用の意向を伝えます。
内定者に労働条件を伝える際は、変更の可能性も含めた詳細な内容を書面で提示し、トラブルを未然に防ぎましょう。
内定辞退を防止するには、労働条件の明確な提示だけでなく、フォローメールや内定者懇談会などの内定者フォローが必要です。
STEP6：入社手続き
内定式から入社までの期間中は、内定者研修や懇談会を実施し、内定者の企業エンゲージメントを醸成しましょう。
法的には、入社の2週間前までの申し出によって内定辞退が可能なため、内定者の入社意欲を高めるフォローが不可欠です。
採用フローとしては入社手続きが最終工程となりますが、入社後も人事面談や研修など新入社員育成に向けた活動が控えています。
【中途採用】の採用フロー
中途採用における採用フローは、一般的に次のような工程を踏みます。
新卒採用と異なり、会社説明会や筆記試験などの工程をスキップして、シンプルな採用フローを設計する企業が多くなっています。
職種やポジションに応じて、異なる採用フローを組むこともあります。
STEP1：求人情報の公開と応募受付
中途採用には、新規事業に向けた人員拡充や欠員補充などさまざまな理由が考えられますが、応募の背景をきちんと理解し、採用要件を定義することが大切です。
新卒者には抽象的な表現を用いて働くイメージを喚起させる手法も有効ですが、中途求職者に対しては、求めるスキルや業務内容、処遇などを簡潔かつ実際的に提示する必要があります。
また、在職中に転職活動をしているケースも考慮し、スマホ完結の応募フォームなど利便性の高い応募導線を確保しましょう。
採用サイトとSNSを連携した応募チャネルのほか、リファラル採用やリクルーター型採用といった採用手法も考えられます。
STEP2：書類選考・筆記試験
書類選考においては、配属部署と連携して必要なスキルや志向性を整理し、評価項目に落とし込む必要があります。
ハイスキル人材が他社に流れないようスピード感をもって選考を進めるには、「Java」「マネジメント経験」などのスキル要件で人材を抽出するのも一つの方法です。
履歴書や職務経歴書を見る際は、スキルの有無だけでなく「実務におけるスキルの活かし方や成果が、定量的に示されているか」をチェックしましょう。
適性検査の中には、「総合職向け」や「技術職向け」に特化したツールもあり、能力評価に役立ちます。
ただし、適切な選考方法を確立できていれば、適性検査や筆記試験は必ずしも必要ありません。
STEP3：面接
dodaの調査によると、中途採用における面接の回数は「2回」（67％）が主流を占めています。
資格を重視する傾向にある医療系は面接回数が少なく、誠実な人間性を見極める必要がある金融系は面接回数が多いなど、職種によって回数が異なります。
対面面接とオンライン面接、電話面接が主な形態ですが、新卒採用と違って集団面接がおこなわれるケースは稀です。
オンライン面接は場所を選ばないため、遠方のハイスキル人材にもアプローチできますが、非言語情報を得づらいため誤解を生じない対応が求められます。
対面面接は人柄やコミュニケーション力を把握しやすいというメリットがあるものの、会場や面接官が与える印象によって候補者の志望度を下げないよう注意が必要です。
出典：doda「転職の面接は平均何回？」
STEP4：内定通知と条件提示
内定通知書の送付期限に決まりはありませんが、最終面接後3日～1週間を目安に郵送もしくはメールで送付します。
労働条件に対する誤解によって入社後のミスマッチが発生しないよう、オファー面談などを通じて認識をすり合わせておきましょう。
ハイスキル人材ほど在職中の企業から引き止めを受ける可能性があるため、定期的な連絡や面談によって候補者との関係構築を図らねばなりません。
また、異業種転職などの場合には、知識レベルに応じた研修を提案しましょう。
STEP5：入社手続き
内定承諾後は、リスク回避のために労働条件通知書だけでなく雇用契約書を取り交わすことをおすすめします。
内定者が在職中の場合は引き継ぎなどが発生するため、入社可能時期を確認しておきましょう。
入社準備の期間中も、引き続き内定者フォローは必要です。
入社後、前職との違いに戸惑う転職者も多いため、研修などを通じて自社への定着と早期の戦力化を図りましょう。
採用フロー設計において重要なポイント
採用フローを有効活用し、ブラッシュアップしながら次年度の採用活動へつなげていくためには、以下のポイントを押さえましょう。
- 「歩留まり」を算出・分析する
- 自社の採用規模に合わせて設計する
- 候補者の目線で無駄を排除する
- 各ステップの評価基準を明確にする
- デジタルツールを効果的に活用する
以下で詳しく解説します。
「歩留まり」を算出・分析する
採用フローを有効活用するには、歩留まりの算出と分析が欠かせません。
歩留まりとは、採用フローの各段階における通過人数の割合を示す用語です。
つまり、100名の候補者が一次面接を経て30名に絞られた場合、歩留まりは30％となります。
新卒採用における平均的な歩留まりは、書類選考約50％、面接約30％、内定辞退率約50％です。
自社の歩留まりを算出し、採用フローのボトルネックを特定しましょう。
面接の歩留まりが低すぎる場合には面接回数を減らしたり、内定の歩留まりが芳しくない場合には内定者フォローを強化したりと、さまざまな改善策が考えられます。
自社の採用規模に合わせて設計する
採用フローは、採用リソースや採用人数に応じた設計が求められます。
採用活動に多額のコストや多くの人員を割けない小規模企業は、採用フローに必要な要素のみを加えることが重要です。
他社に人材を奪われやすい小規模企業こそ、シンプルな採用フローによって迅速な内定出しをおこなう必要があります。
中規模企業は、費用対効果のバランスを見ながら、面接回数や適性検査実施の可否を検討しましょう。
成長企業が従来の採用フローを継続していると、候補者に不信感を与えかねません。
また、大量採用をおこなうことの多い大規模企業は、データやツールを活用しながらいかに歩留まりを改善するかが採用成功のカギとなります。
システマティックな採用フローを構築しないまま採用活動を続けると、候補者一人ひとりへの対応が疎かになり、ブランドイメージを損ないかねません。
応募者の目線で無駄を排除する
就職活動が長期化する昨今、応募者の金銭的・精神的な負担が増大しており、採用フローの設計には応募者への配慮が必要です。
スケジュール管理を徹底し、可能な限り応募者の待機時間や手間を減らしましょう。
今一度、効率化や省略ができる選考ステップがないか見直してみることをおすすめします。
「一次面接と二次面接の質問内容が重複していないか」「履歴書や職務経歴書の提出を郵送だけでなくメール送付でも受け付けられないか」など、改善策を検討してみてください。
応募者への負担が少ない採用フローは、選考辞退の防止につながります。
各ステップの評価基準を明確にする
評価基準が不明確な場合、選考担当者の主観に左右されてしまい、公平な選考が難しくなります。
採用ペルソナに沿って評価項目を設定し、定量的に評価できるよう5段階評価などの数値で採点しましょう。
たとえば、エンジニア採用では「論理的思考」や「コミュニケーション能力」などが必須項目です。
「結論から簡潔に話せているか」「相手の目を見て受け答えができているか」など、評価基準を明文化することで選考担当者間のブレを防げます。
評価シートには、定量評価の項目だけでなく、面接官の所感を記載する定性評価の項目を設け、採点の根拠を書き留めましょう。
また、事前に合格ラインを定めておくことも大切です。
デジタルツールを効果的に活用する
ATS（採用管理システム）のようなデジタルツールを効果的に活用することで、データに基づくPDCAサイクルの確立が可能になります。
複数の応募チャネルから収集した応募者情報を一元管理したり、各応募者の選考フェーズを可視化したりすることで、採用活動のヌケモレ防止にも有効です。
ATSには「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、サービスごとにUIや機能、連携可能なサービスなどが異なります。
自社の採用課題を洗い出し、それを補完してくれるATSを選びましょう。
採用活動における課題と対応策
採用目標を達成できない場合、採用活動のボトルネックを見つけ、早急に改善策を講じる必要があります。
多くの企業が抱える課題と改善策をご紹介しましょう。
また、改善策を講じたあとも定期的な効果検証が必要です。
課題（１）応募者が少ない
応募者が少ない場合、母集団形成の段階において問題を抱えている場合が少なくありません。
たとえば、採用広報の手法が間違っているために求人市場での認知度を獲得できていなかったり、認知度はあっても求職者に対して魅力を訴求できていなかったりする可能性があります。
効果測定をおこない、成果が見られないチャネルに改善策を講じるか、新規チャネルを開拓しなければなりません。
自社の魅力を最大限にアピールできる訴求軸を見つけられるよう、社員にヒアリングをおこなうのも有効です。
「成長できる環境」「社内の雰囲気」「福利厚生の充実度」など、さまざまな要素の中から採用ペルソナにフックし、かつ競合他社と差別化を図れる訴求軸を見定めましょう。
魅力を伝えるには、インパクトのあるコンテンツや、エモーショナルな画像など、視覚的に訴求するビジュアルマーケティングが効果的です。
ただし、魅力を訴求できていたとしても、応募のハードルが高いとエントリーにつながりません。
求職者がストレスなく応募できるよう、エントリー導線を見直しましょう。
課題（２）書類通過が少ない
書類通過が少ない場合、必ずしも「応募者のレベルが低い」とは言い切れず、企業側の情報提供や選考方法に問題が潜んでいる場合があります。
書類から「熱意が感じられない」と候補から外したとしても、事前に企業の魅力をアピールし理解を深める場を設けていれば、結果は違ったかもしれません。
質問項目も、応募者が自分の個性や能力を十分に表現できるよう設計しましょう。
複数人が書類選考に携わっている場合は、判断基準を統一できているか確認が必要です。新卒採用の場合はポテンシャルを重視し、条件を緩和したり合格ラインを引き下げたりすることも検討してみてください。
また、応募者と企業側との間で「求める人材像」が乖離している可能性もあります。「求める人材像」を明確に発信できているか、採用チャネルやコンテンツを見直しましょう。
課題（３）面接通過が極端に少ない
面接通過が極端に少ない場合、母集団形成に成功していたとしてもスクリーニングに失敗している可能性があります。
選考担当者の面接レベルが高ければ、候補者の魅力を引き出し、優秀な人材を取りこぼす可能性は少なくなります。
研修や振り返りを通じて、面接レベルの向上を図りましょう。
複数人で面接し終了後に意見交換をおこなうと、評価ポイントの見落としや視点の偏りを是正できます。
選考担当者の認識にズレが生じないよう、すり合わせも必要です。
ロールプレイなどを通じて、「評価項目の優先順位」や「必要な人材を見極めるための質問方法」などを確認しておきましょう。
また、自社の課題に応じて、面接の時間配分を見直したり、相互理解を深められるようカジュアル面談を導入したりと、さまざまな改善策が考えられます。
評価項目別の平均スコアや通過者の傾向などを分析しながら、選考方法を再設計しましょう。
課題（４）内定を辞退されてしまう
内定辞退率が高い場合、候補者に何らかの不安を与えている可能性があります。
その一因は、企業理解の不足や人事担当者とのコミュニケーション不足です。
説明会や面接で相互コミュニケーションを図り、企業理解を促しましょう。
内定まで期間が空く場合は定期的にコンタクトを取り、候補者に寄り添う姿勢が必要です。
SNSグループや掲示板機能を活用して内定者のコミュニティを構築することも、内定ブルーの解消に役立ちます。
候補者が他社と比較検討した結果、自社を落とした可能性もあります。
他社との差別化ポイントを発信できているか、福利厚生や待遇の見直しが必要か検討しましょう。
また、自社と候補者のミスマッチが頻発する場合は、採用ペルソナの設計が必要です。
まとめ
採用フローの作成と適切な運用によって、歩留まりの改善や採用コスト削減などさまざまなメリットを得られます。
採用フローは、自社の規模や新卒採用・中途採用、職種などに応じて設計することが大切です。
採用フローの構築や運用に課題をもつ企業は、採用支援サービスの利用を検討するのも一つの方法です。
カケハシスカイでは、戦略立案から内定者フォローまでワンストップで支援しています。
企画の提案に留まらず、改善を繰り返しながら採用成功まで伴走いたします。
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