株式会社テレワークマネジメントのICTツールを駆使して場所に縛られない働き方を実現

新型コロナウイルス感染防止による緊急事態宣言発令直後、企業の8割近くがオフィス出社からテレワークに切り替えました。

コロナ禍を機に働き方の多様化が加速し、テレワークはこれからの時代に不可欠な働き方だと言えるでしょう。

そんななか、10年以上前からテレワークを導入している企業があります。テレワーク導入コンサルティングを行う株式会社テレワークマネジメントです。

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パソコンにタイピングしている様子

「当社では、テレワークに取り組む企業の悩み・問題の解決に向けたさまざまなサポートを行っています。テレワーク導入コンサルティングやテレワーク向けツールの販売、研修などが主な事業内容です」

そう話すのは、株式会社テレワークマネジメントの社員、長澤まどかさんです。

「前職での経験を活かし、働き方改革推進に向けたテレワークコンサルティングと営業を兼任しています。新しいテクノロジーやICTツール&サービスをうまく活用した働き方がしたいと思い、株式会社テレワークマネジメントに転職しました」

現在、長澤さんは、テレワークの普及を加速させるとともに、ICTサービスの利活用やクライアントの課題解決に取り組んでいます。

「テレワーク中の企業で起こりやすいのが、『メンバー間のコミュニケーションが希薄になる』『仕事の効率・生産性が下がる』といった課題です。テレワークは実際のオフィスへの出社・退社がないので、気持ちを仕事モードに切り替えられなかったり、孤独を感じやすかったり、ほかにもさまざまな問題が起こり得ます」

テレワークをうまく運用するためには、ルール決めが非常に重要だと長澤さんは続けます。

「勤怠管理の方法や柔軟な勤務時間を許容する、人事評価制度の見直しなど、従業員が安心して働ける環境を整える必要があります。また、各部署の出社日の統一や今後の運用方針など、テレワークの実施範囲も具体的に決めておいた方が安心です」

株式会社テレワークマネジメントでは、自社で開発したテレワーク用ツールを駆使することで、メンバー間の円滑なコミュニケーションとより高い生産性を実現しています。

「当社が使用している主なICTツールは『Sococo(ソココ)』『Workplace(ワークプレイス)』『F-Chair+(エフチェアプラス)』の3つです。これらのコミュニケーションツールは、当社がテレワークを進める上で欠かせないものとなっています」

Sococo(ソココ)

sucocoの説明画像

「Sococo(ソココ)」は、当社が2013年に販売スタートしたバーチャルオフィスツールです。従業員は各自が設定したアバターを操作することで、会議室に移動したり、同僚に話しかけたりできます。Sococoを使うことで、テレワークでありながらオフィスにいるようなが一体感が生まれるんです」

Sococoでは、会議室や執務スペース、集中作業室、電話エリアなど、オフィスと同じように業務に応じた部屋を割り当てることができます。

「応接室で来客者の対応中、ミーティング中、執務スペースで作業中など。Sococoを見れば、誰が今どこで何をしているのかをひと目で把握できるため、カレンダー確認が不要です。離れていてもメンバーの様子がわかるので、『相談したい』『聞きたいことがある』ときも気兼ねなくコミュニケーションが取れます」

〇〇の件、わかる人いる?

会議室や休憩室など、同じ部屋にいるアバター同士であれば複数名で会話することもでき、情報共有漏れによるミスも格段に減るという。

「販売開始以来、650社を超える企業様にご利用いただいています。テレワークがメインのスタートアップ企業や、事業拠点が複数箇所にあるグローバル企業など、幅広い職種や業界にもぜひ使っていただきたいツールのひとつです」

Workplace(ワークプレイス)

社内SNS(workplace)

「『Workplace(ワークプレイス)』はMeta社が提供しているビジネス用SNSです。社内や社外メンバーとプロジェクト毎にグループを作成できるので、当社では社内外のホウレンソウ(報告・連絡・相談)や情報共有に『Workplace(ワークプレイス)』を活用しています」

投稿を誰が閲覧したか確認できる既読機能があり、既読スルーによる伝達漏れ防止になります。また、Workplaceは、チャットだけでなくポストやナレッジライブラリなど情報共有の手段が多いのも大きな特徴です。

「チャットの会話は流れが速く、ほかのメッセージに埋もれて重要な共有事項や資料が流れてしまうことが案外多いものです。Workplaceは、大切なメッセージを固定したり、優れた検索機能があるので後から探すのも容易で、見逃す心配がありません。

「テレワークで生産性が低下する根本的な原因は、ホウレンソウ(報告・連絡・相談)が徹底できていないこと。デジタル化し見える化すれば、業務が円滑に進み意思決定のスピードアップも期待できるので会社全体の生産性向上に役立ちます」

F-Chair+(エフチェアプラス)

働いている場面がわかる機能の説明

「F-Chair+(エフチェアプラス)は、働くメンバーの勤怠や業務状況を可視化できるツールです。コロナ後、多くの企業が原則出社に戻す一番の理由は、部下の仕事ぶりや勤務状況が見えないことへの不安。テレワークは従業員の働きぶりが見えないので、疑うわけではないものの『サボっているのでは?』と不安視する企業は多くあります」

従業員が働いている時間と何をしているかを同時に管理できるのが、「F-Chair+」です。

「PCにダウンロードしたF-Chair+のアプリを立ち上げ、出勤時に『着席』ボタンを押すと、パソコンの作業画面が自動録画されます。着席中はパソコン画面をランダムにキャプチャするので、管理者は従業員の作業内容をひと目で確認できるんです」

株式会社テレワークマネジメントでは、あらゆるICTツールをうまく活用し時間や場所に縛られない柔軟な働き方を実現しています。

「新しい働き方は、テクノロジーの進歩と比例していると考えています。だからこそ、時代のニーズに合わせた働き方ができるよう、常にキャッチアップしていきたいです」

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